Como ter uma Assembleia Geral Ordinária assertiva?

Odimar Manoel: candidatos ao cargo de síndico devem fornecer informações antes da AGO Odimar Manoel: candidatos ao cargo de síndico devem fornecer informações antes da AGO

Assim como é de conhecimento da maior parte das pessoas que moram ou trabalham em condomínios, a Assembleia Geral Ordinária (AGO) é obrigatória por lei e está prevista no Código Civil, Art. 1.350. Ela deve ser realizada uma vez por ano, tendo como principal objetivo a prestação de contas do ano anterior, bem como a aprovação ou não dos orçamentos das despesas, manutenção dos serviços e, muitas vezes, eleição do novo síndico, subsíndico e conselho fiscal.

Só que, mesmo sendo tão popular entre síndicos e moradores, e já fazer parte do calendário oficial de atividades da administração, ainda é comum que esse tipo de assembleia gere mais confusão do que soluções práticas. Principalmente pela falta de critérios quando envolve a escolha de uma nova gestão. Para Odimar Manoel, auditor condominial e instrutor de cursos para síndicos em Balneário Camboriú e Joinville, para evitar confusão é preciso investir em clareza e planejamento, tornando a reunião mais produtiva e eficiente.

“Todo o processo inicia com o edital, que deve ser convocado nos termos da convenção, respeitando a data e forma de publicação. A pauta deve ser objetiva, estando alinhada com as necessidades do condomínio e respeitando os itens obrigatórios previsto no Código Civil, podendo ainda incluir mais dois ou três assuntos para deliberação”, comenta o especialista.

Ele acredita que assembleias com pautas muito carregadas tendem a se estender, serem cansativas e tumultuadas pelo estresse das discussões, além de comprometer a votação pelo esvaziamento do quórum.

Condução

Percepção compartilhada por Rosilene Roiek, que há 10 anos trabalha com a administração de condomínios em Balneário Camboriú. Ela acredita que muito disso é reflexo das pessoas não terem consciência que a vida em condomínio deve ser pensada pela coletividade e não individualmente. Por isso, destaca a importância de participar das reuniões, principalmente nas AGO que são marcadas por decisões de muito impacto no dia a dia do prédio.

Roiek Rosilene Web
Rosilene Roiek: assembleias ordinárias são marcadas por decisões de impacto no dia a dia do prédio

Para a administradora, a ausência nas assembleias abre espaço para escolhas ruins e que, muitas vezes, refletem o pensamento de uma única pessoa, que por procuração detém a maioria dos votos e o poder da decisão. “Já presenciei muitas assembleias tumultuadas, principalmente quando a maioria dos moradores do condomínio não aprova a administração de síndico que é eleito por procurações daqueles que não estão presentes na rotina do edifício. Definir questões como eleição de síndico, alteração de convenção, decisões que regeram o exercício daquele ano, principalmente quando envolve valores altos, costuma ser tenso”, relata.

Um ponto levantado pela maioria dos especialistas e que faz a diferença em assembleias tem a ver com a escolha do presidente de mesa. Vitor Antônio Pinto, que há 32 anos atua no mercado condominial, defende que o sucesso das deliberações está diretamente relacionado com a escolha dessa pessoa, pois é ela quem vai conduzir os trabalhos, dando voz a todos e sabendo lidar com as questões mais polêmicas.

“É fundamental que o síndico e condôminos tratem e resolvam questões pontuais do condomínio durante o ano para não abrir discussão com assuntos fora da pauta. Assim, a AGO se torna mais atraente e otimizada”, analisa. Além disso, quando o foco estiver na eleição de um novo representante do condomínio, ele recomenda que o edital seja elaborado e enviado com um prazo mais extenso para que os moradores possam se preparar para a assembleia. Bem como os candidatos, na elaboração de uma boa apresentação, para que os moradores conheçam suas intenções para a administração do espaço.

Eleição de novo síndico

Liderando o ranking de assuntos em pauta em uma AGO que geram maior desentendimento entre os presentes está a escolha do novo síndico, uma vez que muitas convenções não especificam os procedimentos que devem ser seguidos, cabendo ao gestor deixar claro alguns procedimentos via edital. Com isso, é comum que apareçam candidatos de última hora, síndicos profissionais sem comprovação de atuação ou idoneidade, candidaturas de oposição para tumultuar a eleição ou mesmo condôminos se candidatando sem estarem cientes da importância do cargo.

Para evitar que isso aconteça, a gestão deve estar atenta para alguns procedimentos preventivos como, por exemplo, prever uma data limite para registro de candidaturas, seja de moradores ou de síndicos externos. “Este cuidado evita candidaturas de improviso na hora da assembleia, muitas delas causadoras de conflitos e insegurança entre os moradores, além de proteger o condomínio contra pessoas mal intencionadas e não habilitadas de assumir a gestão”, explica Manoel.

Entre os primeiros passos a serem tomados quanto o assunto é a eleição de um novo síndico está a coleta de informações sobre os interessados ao cargo. E ainda de acordo com o auditor condominial, com elas em mãos é possível realizar algumas consultas prévias dos candidatos, como a situação financeira perante o condomínio, no caso de morador, e as referências comerciais dos que forem profissionais. “Em termos práticos, todos os candidatos devem apresentar documentos básicos como CPF e RG, ou CNPJ quando se tratar de empresa. Com esses documentos já é possível a administradora fazer consultas nas bases de dados da justiça, órgãos de proteção de créditos e previdência social verificando possíveis pendências”, conclui.

Outro passo, que segundo o especialista garante uma maior efetividade na escolha de quem vai ocupar a vaga, é fazer uma primeira entrevista com a presença dos conselheiros, na tentativa de fazer um filtro. Assim, na assembleia, os condôminos poderão escolher entre as opções que realmente se enquadram nas necessidades do cargo. Além disso, Manoel também defende que o segredo de uma boa assembleia passa pelo edital, que não deve constar a tradicional pauta ‘assuntos gerais’. Sem validade jurídica, ele acredita que esse tipo de item só fomenta a ‘lavação de roupa suja’.

Critérios

Infelizmente é ainda é muito comum presenciar assembleias tumultuadas, com condôminos, e certas vezes até os gestores, se agredindo verbalmente, com ameaças e palavras de baixo calão, como relata o síndico profissional Márcio Pessoa, que há mais de cinco anos atua no segmento condominial de Balneário Camboriú. Ele destaca que geralmente essas reuniões, que acabam em confusão, são realizadas sem critérios pré-definidos por falta de conhecimento dos gestores ou por moradores sem senso de coletividade, o que gera um ambiente mais hostil.

No caso das Assembleias Gerais Ordinárias com votação para nova gestão, Pessoa relata que geralmente os condomínios apresentam os mesmos problemas. “Hoje em dia, principalmente pela situação econômica do país, a remuneração de síndico vem atraindo atenção de moradores e síndicos externos com intuito de ter mais uma renda. Porém, alguns candidatos não conhecem ou não têm ciência da importância do cargo quanto a conhecimentos jurídicos, legais, manutenções preventivas e corretivas que o condomínio deve apresentar”, explica. E, segundo ele, é justamente essa falta de profissionalismo que deve ser combatida, principalmente na certificação de referências no caso de síndicos profissionais e avaliando o conhecimento ou experiências anteriores quando condôminos.

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