A escolha do síndico é um momento decisivo para qualquer condomínio.

Responsável por administrar finanças, manutenção e relacionamento entre condôminos, esse gestor precisa ser eleito de forma transparente e dentro das normas estabelecidas. Para garantir um processo seguro e evitar impugnações, a assembleia de eleição deve seguir regras previstas no Código Civil e na convenção do próprio condomínio. É comum que, no mesmo encontro, ocorra também a aprovação das contas do período anterior e da previsão orçamentária para o ano em exercício, estabelecendo também a remuneração do novo síndico eleito.

Convocação e quórum: o primeiro passo para uma assembleia válida

De acordo com o art. 1.347 do Código Civil, a assembleia escolherá um síndico, que pode ou não ser condômino, para um mandato de até dois anos, renovável.

No entanto, a convocação para essa reunião precisa seguir um protocolo. Um deles é deixar claro que a reunião ocorrerá para eleger o síndico. “A convocação deve ser entregue a todos os condôminos, com comprovação de recebimento, respeitando a antecedência determinada na convenção, que geralmente é de 10 dias”, explica Rosely Schwartz, especialista em administração condominial e coordenadora do Grupo de Excelência e Administração de Condomínios (GEAC) do Conselho Regional de Administração de São Paulo (CRA-SP).

Outro ponto importante é o quórum. “Na convocação deve estar claro o quórum para a primeira chamada, que deverá ser de 50% + 1 da totalidade da massa condominial e, para a segunda chamada, maioria simples dos presentes”, acrescenta Schwartz.

Direito ao voto e uso de procuração

Apenas os proprietários dos imóveis podem votar, entretanto, o art. 1.335 do Código Civil estabelece que apenas aqueles em dia com as cotas condominiais têm esse direito. Vale lembrar que inquilinos podem participar da votação apenas se portarem uma procuração específica do proprietário autorizando-os a representá-lo na eleição. Além disso, as procurações são permitidas, mas devem seguir as regras da convenção. “As convenções mais modernas são claras em impedir que procurações sejam usadas pelo síndico para se eleger, aprovar suas contas ou obras em que tenha interesse. Ainda estende essa limitação ao subsíndico e aos conselheiros. Além disso, limita o número de procuração por condômino”, pontua a especialista, afirmando ainda que o Código Civil é omisso sobre essa última questão.

Critérios para candidatura e impedimentos

Em relação aos candidatos, a convenção do condomínio pode estabelecer exigências específicas. “O Código Civil permite que qualquer pessoa, física ou jurídica, seja eleita síndico, não há restrição para as pessoas que não sejam condôminos e moradores em geral, como inquilinos. Isso abre a possibilidade da escolha de síndico externo, chamado pelo mercado de síndico profissional, exceto quando a convenção exige que seja condômino ", explica Schwartz. No entanto, pessoas com restrições na Receita Federal ou aposentadas por invalidez não podem ocupar o cargo. A convenção poderá também impedir que o inadimplente se candidate, embora a Lei não aborde esse assunto. O art. 1.335, III, trata do voto, mas não da candidatura.

Organização da assembleia e registro dos votos

Durante a assembleia, alguns ritos devem ser seguidos. “A escolha de um presidente para conduzir os trabalhos e um secretário para redigir a ata é essencial”, diz Schwartz. Algumas convenções proíbem que o síndico presida a mesa, para evitar conflitos de interesse. Além disso, o voto pode ser aberto ou secreto. “Para garantir maior liberdade na escolha, recomenda-se que a votação para síndico seja secreta”, sugere a especialista. De acordo com algumas convenções, caberá ao presidente da mesa, em caso de empate, o “voto de Minerva”.

Vale lembrar que, para o síndico eleito ter o reconhecimento legal como representante do condomínio, a ata da assembleia que o elegeu precisa ser protocolada no Cartório de Registro de Títulos e Documentos e, posteriormente, entregue a bancos, administradoras e demais instituições que se relacionam com o condomínio.

Assembleias virtuais: desafios e cuidados

Com a digitalização dos processos, assembleias virtuais tornaram-se frequentes, exigindo cuidados adicionais aos que foram mencionados, para garantir que o processo seja válido e transparente.

“A plataforma escolhida deve ser segura, intuitiva e garantir a preservação dos dados, respeitando a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD)”, alerta Schwartz. Além disso, deve-se utilizar senha e método de autenticação para garantir que apenas os condôminos tenham acesso à reunião.

Gravação da assembleia e ata

Gravar pode ser muito útil para auxiliar na elaboração da ata. Rosely destaca que a gravação também pode ser utilizada como instrumento de garantia de que a ata realmente mostre o que ocorreu em assembleia. “Documentar por áudio ou vídeo vai auxiliar (e muito) que o documento impresso reflita a realidade”, diz.

A legislação brasileira não proíbe a gravação de assembleias condominiais, mas a privacidade dos participantes deve ser respeitada, e a LGPD precisa ser cumprida.

Na prática, isso significa que é fundamental informar a todos que a assembleia está sendo gravada e obter o consentimento para tal. A gravação deve ser armazenada de forma segura e utilizada apenas para fins legítimos, como registro das decisões tomadas.

Outras precauções incluem:

• convocação com todas as orientações: a convocação deve ser feita atendendo à antecedência estabelecida na convenção e incluir todas as instruções necessárias para a participação na reunião, como o link de acesso e indicação sobre o uso da plataforma;
• quórum: deve ser mantido, da mesma forma que a assembleia presencial;
• votação: o sistema deve ser seguro, para garantir a confiabilidade e a integridade dos votos, além de assegurar que cada condômino vote apenas uma vez;
• procuração digital: não havendo restrição na convenção, as procurações poderão ser enviadas digitalmente, dentro da própria plataforma.

“Com a adoção desses cuidados, a eleição de síndico será um processo justo, transparente e legítimo, o que evitará qualquer tipo de questionamento judicial para anular a eleição”, finaliza Rosely Schwartz, que também é autora e docente dos cursos de Administração de Condomínios e Síndico Profissional na Fundação Escola de Comércio Álvares Penteado (FECAP).