A troca de administradora de condomínio não é uma decisão fácil, principalmente porque esse processo nem sempre acontece de forma tranquila, podendo gerar conflitos entre a antiga e a nova empresa.

Por isso, para evitar problemas, é fundamental que a transição seja realizada de maneira organizada e cooperativa.

De acordo com Rosângela di Luca, coordenadora administrativa de condomínios da Guarida, todos os documentos e registros do empreendimento pertencem à coletividade de moradores e não à empresa prestadora de serviços. Dessa forma, a administradora anterior tem o dever de repassar à nova gestora todos os arquivos relevantes, como atas de reuniões, históricos financeiros, anotações e demais informações essenciais para a continuidade da administração.

“É essencial que a administradora anterior aceite e entenda o término da parceria. O ideal é que a transição seja realizada dentro do período de aviso prévio estabelecido no contrato de administração, que geralmente compreende o período de 30 dias a partir da assinatura do aviso de rescisão”, explica Rosângela.

Além disso, para que o processo ocorra sem intercorrências, é recomendável que o síndico e os membros do conselho fiscal acompanhem de perto o processo, garantindo que todos os trâmites sejam cumpridos. A transparência e a cooperação entre as partes são essenciais para evitar transtornos e assegurar a continuidade eficiente da gestão condominial.

Mas, caso haja recusa na entrega da documentação, o advogado Alberto Luís Calgaro, especialista em direito condominial, alerta que o síndico deve notificar formalmente a empresa. “Se a negativa persistir, é possível propor uma ação judicial para assegurar a busca e apreensão desses dados, sem prejuízo de indenização por eventuais danos que a negativa tenha causado ao condomínio”, orienta. Tudo isso é respaldado pelo art. 18, V, da LGPD (Lei n. 13.709/2018), que estabelece que o titular dos dados pessoais tem direito de obter, a qualquer momento, a portabilidade dos dados a outro fornecedor de serviço ou produto. 

Processo de transição 

Conforme explica Calgaro, o síndico tem plena autonomia, não apenas para tomar a decisão, mas também para implementar a troca da administradora. Entretanto, a mudança não pode implicar um aumento considerável nas despesas orçadas, devendo o custo mensal estar dentro do valor aprovado na previsão orçamentária para essa despesa.

“Não havendo previsão específica na Convenção, o síndico pode trocar a administradora sem necessidade de prévia aprovação da Assembleia Geral. No entanto, após fazê-lo, é recomendável informar esse fato aos condôminos pelo meio habitual de comunicação, e também levar ao conhecimento da próxima Assembleia Geral a ser realizada”, destaca o advogado. 

Uma mudança bem planejada e conduzida com profissionalismo beneficia não apenas a nova administração, mas, principalmente, os condôminos, que devem ter garantida a segurança e a estabilidade na gestão do seu patrimônio. Conforme explica o síndico Rogério de Freitas, que atua há mais de 14 anos na área, a decisão de substituir uma administradora de condomínio quase sempre decorre por fatores recorrentes, como: insatisfação dos condôminos e falta de qualificação da administradora.

“Muitas administradoras são extremamente competentes no campo da contabilidade, mas carecem de expertise em administração condominial. Isso se torna um problema quando a sua atuação se limita à prestação de contas, sem oferecer suporte efetivo ao síndico na condução das inúmeras demandas de um condomínio”, explica Freitas. Ele defende que uma administradora competente deve atuar como um braço operacional, antecipando necessidades, organizando processos e garantindo que a gestão funcione de maneira eficiente e estratégica.

Em sua experiência como síndico, ele já passou por algumas transições e diz que o principal desafio é a falta de colaboração entre as empresas. Todas devem, por exemplo, disponibilizar os documentos digitalmente, caso já os tenha nesse formato, conforme prevê a LGPD. “As administradoras precisam compreender que o mercado é dinâmico. Um condomínio pode estar sob a gestão de uma administradora hoje e, no futuro, sob outra. No entanto, isso não pode comprometer o respeito e o profissionalismo no processo de troca. O condomínio não pode ser prejudicado por disputas ou falta de cooperação entre as empresas”, reforça.

Por isso, para evitar incômodos futuros, ele traz a importância de o contrato prever de forma clara como será o processo de transição caso seja necessário. “É fundamental que o documento estabeleça a obrigação de que todas as informações sejam repassadas de maneira digital, organizada e sem obstáculos, garantindo uma transição fluida para a nova administradora”, reforça Freitas.