Assembleia precisa ter regras

Confira o passo a passo dado por especialistas para planejar e executar uma boa reunião em condomínios
Assembleia precisa ter regras

 

Ânimos acirrados, dúvidas e conflitos são situações já esperadas, mas que podem ser minimizadas durante uma assembleia de condomínio.

Uma das soluções mais objetivas está em um edital bem-planejado e uma reunião conduzida com foco e ordem. Para obter orientações mais detalhadas, especialistas forneceram dicas de como expor com sucesso os assuntos de interesse comum dos condôminos.

O primeiro passo para uma assembleia de condomínio é elaborar o edital de convocação após amplo estudo dos assuntos que necessitarão ser tratados. A definição de uma boa data, horários adequados e o local de realização da reunião fazem parte das estratégias para favorecer o maior número de participantes presentes. Ele deve ser fixado em locais estratégicos, com boa visibilidade, e divulgado de maneira impressa e/ou pela internet a todos os condôminos, com 8  a 15 dias de antecedência ou conforme prazo previsto na convenção do condomínio.

Prazos muito longos entre a divulgação e o dia da reunião poderá culminar no esquecimento por parte dos condôminos.  Agora em 2024, em pleno ápice da utilização de sistemas digitais no cotidiano dos cidadãos no Brasil, a assinatura do síndico de forma esferográfica de “próprio punho” pode ser dispensada ou substituída por formas digitais. O importante é que o convocante seja exatamente quem esteja inserido como tal no documento.

A quantidade de assuntos também é determinante. O recomendado são, no máximo, quatro assuntos por assembleia, para evitar que o evento se torne cansativo. "O edital de convocação deve ser redigido de maneira simples e conter todos os elementos possíveis para os condôminos poderem conhecer e se preparar previamente para os assuntos da reunião", explica o advogado especialista em direito imobiliário Paulo Henrique de Moraes Júnior. Outro ponto importante é a preparação do local onde será realizada a assembleia.

As cadeiras devem ser preparadas para o número esperado de participantes. Se forem poucos, o ideal é dispô-las em círculo, para facilitar o diálogo. Na escolha pela modalidade eletrônica (virtual) da assembleia, a configuração do ambiente se torna facilitada.

Presidente da mesa

Iniciada a reunião, os presentes devem escolher o presidente dos trabalhos, sempre observando os ditames da convenção.  Este será responsável por conduzir os condôminos para as deliberações para os quais foram convidados a emitir.

Para tanto, além de manter a ordem e o bom andamento, deve se atentar constantemente à pauta estabelecida no edital. A responsabilidade de averiguar a legitimidade dos condôminos presentes também recai sobre o presidente, podendo coletar as assinaturas destes em lista impressa e/ou mediante a sua citação no corpo da ata, conforme a modalidade do ambiente escolhido pelo convocante.

Desta forma, as procurações de representantes (caso ocorram) e a eventual presença de um condômino inadimplente são funções do presidente. Segundo o artigo 1.335, inciso III, do Código Civil, será impedindo de vota o inadimplente, como lembra Paulo Henrique. "A principal função do presidente da mesa é saber conduzir a assembleia, de modo a permitir que a reunião ocorra em um ritmo apropriado e evite que assuntos sejam estendidos desnecessariamente, além de advertir o condômino que estiver tumultuando e com atitude agressiva".

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Walter João Jorge Júnior: O presidente da mesa não deve permitir que assuntos que não estejam no edital sejam deliberados, sob pena de ser invalidado judicialmente

 

Outra atribuição do presidente da mesa, explica o mentor jurídico condominial Walter João Jorge Júnior, é a de não permitir que assuntos que não estejam no edital sejam deliberados, sob pena de ser invalidado judicialmente, além de verificar se há o atendimento aos quóruns suficientes para as decisões que o código civil ou a convenção assim exija. Ter em mãos a cópia da convenção pode ajudar nesse e em outros momentos. "A assembleia só pode deliberar dentro dos itens previstos no respectivo edital de convocação, por isso dizemos que o item 'assuntos gerais' não possui caráter deliberativo", afirma.

Já o secretário pode ser eleito pelo presidente da mesa (se assim a convenção não vetar) e tem como função auxiliá-lo na redação da ata da assembleia e com o manuseio dos demais documentos que forem necessários para o desenvolvimento da reunião de forma produtiva. E o síndico, caso não seja nomeado como presidente da mesa e/ou secretário, não poderá interferir na condução da reunião, restringindo-se apenas ao seu direito de voto, como os demais condôminos, se ele possuir esta condição.

"Eventualmente, caso os ânimos fiquem exaltados e o ambiente se torne conturbado, o síndico poderá auxiliar o presidente na ordem da reunião", completa Paulo Henrique, que também é especialista em direito civil.
Importante lembrar que a lista de presentes deve ser atualizada no decorrer na reunião e anexada à ata para uma maior garantia das aquisições dos quóruns legais.

A ausência dos condôminos na reunião implica na aceitação automática das decisões legalmente emitidas, ou seja, quem não compareceu não poderá questionar uma decisão tomada pela maioria dos moradores. No entanto, Walter João Jorge Jr. lembra que também devem ser observadas as quantidades mínimas de votantes conforme o tipo de deliberação a ser realizada. "Para isso o Código Civil deve ser observado como complemento dos dispositivos da convenção".

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Elaboração da ata

Terminada a reunião, esse é o momento do síndico tirar dúvidas individualmente e discutir de forma mais informal o que foi tratado na assembleia. A ata deve ser redigida pelo secretário sob responsabilidade  do presidente dos trabalhos  e disponibilizada para consulta. "A ata deve refletir o que foi deliberado, independente dessa decisão ter sido adequada do ponto de vista prático ou até mesmo legal, tendo em vista que, certo ou errado, esta deve ser fiel ao que de fato ocorreu", recomenda Walter. A redação não deve ser extensa e não há a necessidade de registrar todos os comentários realizados.

O documento deve ser enviado pelo síndico aos condôminos em um prazo máximo de oito dias, com base na Lei de Condomínios. Inquilinos e condôminos-locadores também devem receber. "O inquilino tem direitos estabelecidos, já que cabe a ele o pagamento das despesas ordinárias da taxa condominial", alerta Paulo Henrique. Não é obrigatório registrar a ata em cartório, a não ser que esteja determinado na convenção de condomínio. No entanto, o advogado recomenda o registro, “pois torna a decisão da assembleia pública e permite a reconstituição do livro de ata no caso de extravio”.

Saiba mais
Assembleia Ordinária (AGO): É obrigatória por lei e deve ser realizada uma vez por ano. Daí vem o nome “ordinária”, que é relativo à ordem, obrigação legal e também “ordem” no sentido de “previsível”. O foco é a prestação e votação das contas, dos últimos 12 meses e a aprovação do orçamento de despesas ordinárias, que definirá o valor das “taxas de condomínio” (cotas condominiais) para o próximo ano. Muitos condomínios aproveitam a AGO para fazer a eleição de síndico, subsíndico e conselho consultivo e/ou fiscal.

Assembleia Extraordinária (AGE): Toda assembleia “extra” realizada para além do obrigatório, ou seja, entre uma ordinária e outra.  Podem ser realizadas várias no decorrer do ano para aprovar despesas emergenciais e outras necessidades que não foram discutidos em assembleias anteriores.

Assembleia de Instalação (AGI): É praticamente a primeira assembleia da vida do condomínio,  destinada a possibilitar o início da gestão do patrimônio comum pelos próprios condôminos adquirentes, nos casos do condomínio que acabou de ser entregue pela incorporadora, por exemplo.

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