Gestão documental na era digital

Gestão documental na era digital

Digitalização e armazenamento em nuvem estão entre as facilidades trazidas pela tecnologia aos condomínios

Realizar a gestão de documentos de um condomínio não é uma tarefa simples. Ainda mais se levarmos em conta que, em média, esses espaços acumulam mil novos “papéis” por ano. São documentos importantes, da área fiscal, trabalhista ou até mesmo de obras realizadas no prédio, que devem ser repassados de uma gestão para outra. Ou, até mesmo, armazenados por um determinado período para fins legais e de fiscalização.

Mas, será que é mesmo necessário guardar toda essa papelada? Segundo Vanessa Arraes Poersch, que há 16 anos atua em uma empresa de planejamento e assessoria de condomínios, sim. A recomendação é que o condomínio mantenha sempre um arquivo documental organizado, de preferência digitalizado, uma vez que o arquivo físico pode ser danificado ou perdido com o tempo.

“Hoje há plataformas digitais específicas para condomínios que ajudam muito a gestão documental. Mas também podemos optar por opções gratuitas, como serviços do Google e da Microsoft, que oferecem boas alternativas em nuvem. Quanto maior o registro histórico, melhor”, destaca a especialista.

Validade legal

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Gustavo Medeiros da Silva: documentação do condomínio pode e deve ser guardada de maneira digital

Orientação reforçada por Gustavo Medeiros da Silva, gerente administrativo de uma administradora também da Capital. De acordo com ele, toda a documentação do condomínio pode e deve ser guardada de maneira digital. Além de ocupar menos espaço físico, essa é uma forma de aumentar a segurança das informações em caso de extravio, perda ou sinistro.

“Os documentos digitalizados têm a mesma validade legal, porém para consolidar o seu valor jurídico é importante ter a assinatura digital e, assim, identificar o emissor do documento. Além disso, é importante tomar alguns cuidados, como a limitação de acessos. Somente os envolvidos nos processos devem ter alcance ao documento. E, as administradoras devem investir em segurança digital, fundamental para evitar a perda de dados importantes ou sigilosos”, pontua Silva.

Vanessa também indica manter pelo menos duas fontes de armazenamento e que se faça um backup periódico. Outra dica é que seja criado um e-mail específico do condomínio, onde fiquem armazenados documentos e histórico de ocorrências. Essa conta deve ser passada de um gestor para o outro, sendo que o acesso é limitado ao síndico e, no máximo, aos conselheiros da gestão.

Vale lembrar que a responsabilidade da organização, guarda e manutenção de toda documentação do condomínio é exclusiva do síndico. Quando termina o seu mandato, ele tem a missão de repassar toda a papelada em ordem para o seu sucessor.

LGPD x armazenamento de dados

Em vigor há mais de um ano, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) exige alguns cuidados extras por parte dos condomínios. E os especialistas são unânimes em destacar a importância do não compartilhamento de dados particulares. Eles defendem que os síndicos jamais devem trocar qualquer tipo de informação sobre um morador, sendo que isso vale também entre os próprios condôminos.

“Sugerimos que, caso vizinhos queiram entrar em contato um com o outro, o síndico peça a autorização dos envolvidos para compartilhar contatos. Ainda orientamos que os colaboradores sejam orientados da mesma forma. Além disso, aconselhamos que a administração esteja sempre atenta aos moradores cadastrados nas plataformas digitais, principalmente para que essas informações não sejam compartilhadas com pessoas de fora do condomínio”, pontua Vanessa.

Confira o tempo de guarda para cada tipo de documento

• Apólices de Seguro de Incêndio - 05 anos após a vigência

• Cartão de CNPJ – Permanente

• DARF IRRF e DIRF - 07 anos

• DARF PIS - 10 anos

• Exames Médicos (Adm, Dem. Periódico) - 20 anos

• Folha de Pagamento e GFIP (FGTS - RE / GR) - 35 anos

• Folha de Ponto - 06 anos

• Formulário CAGED - 10 anos

• GR Contribuição Sindical / Assistencial - 07 anos

• Holerite / Recibo de Pagamento - 10 anos

• Laudo PPRA - 20 anos

• Livro de Inspeção do Trabalho, Prontuários de Funcionários e Processos Trabalhistas – Permanente

• RAIS – Indeterminado

• Recibo de Vale-Refeição / Cesta Básica e de Vale-Transporte - 10 anos

• Livros de atas de assembleia e Dossiê (Convenção / Especificação) – Permanente

• Extratos Bancários - 01 ano

• GPS - Seguridade Social - 10 anos

• Orçamentos / Contratos de Obras - Até o final da garantia

• Pastas de Prestação de Contas - 10 anos

• Plantas do Condomínio – Permanente.

(Fonte: Gustavo Medeiros da Silva)

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