Ao contrário de uma residência particular, os bens de um condomínio são considerados patrimônio comum. Isso significa que cabe ao síndico zelar por sua preservação, pois representa um investimento compartilhado por todos os moradores. Diante da questão, cabe questionar: você conhece todos os itens que compõem o patrimônio do seu condomínio?

Em geral, a lista de bens inclui desde ferramentas básicas de zeladoria, como máquinas de lava a jato e cortadores de grama, até equipamentos mais complexos, como geradores. A quantidade e a variedade desses itens costumam aumentar conforme a infraestrutura do condomínio: academias, churrasqueiras, quadras esportivas, espaços infantis e salas de cinema são exemplos de áreas que exigem equipamentos e móveis.

A gestão desse patrimônio requer organização e registro. É essencial que cada item possua nota fiscal, manual de instruções e garantia, pois as relações de patrimônio são repassadas ​​de um síndico para outro.

Já os utensílios do salão de festas são conferidos a cada utilização do ambiente e a reposição é feita pelo condômino responsável pela reserva. Ele assina um termo de responsabilidade pela quantidade e a reposição depende da prática de cada condomínio. Já os equipamentos como ferramentas, em regra, ficam aos cuidados dos zeladores. Alguns documentos também estão sob a guarda do síndico e compõem a lista de patrimônio, como, por exemplo, as plantas do prédio. É necessário também um controle de retirada e entrega desses documentos."

Simplificando o controle de patrimônio

Para Rodrigo Machado, administrador e professor em cursos de formação de síndicos, a gestão do patrimônio de condomínios é um desafio que muitos síndicos acabam negligenciando devido à sua complexidade. “Envolvem diferentes áreas, desde equipamentos instalados pela construtora até aqueles adquiridos posteriormente, como placas solares, motobombas e máquinas para piscinas”, explica ele. Apesar de simples na entrada – já que as compras são acompanhadas de notas fiscais – o controle se torna complicado ao lidar com saídas para manutenção ou empréstimos.

“Se cada ferramenta utilizada pelo zelador exigisse autorização do síndico, o processo seria inviável. Por outro lado, delegar essa responsabilidade exige que a planilha de controle seja extremamente confiável, considerando que estamos lidando tanto com grandes equipamentos, como uma máquina de lava-jato, quanto itens pequenos, como uma chave de fenda”, ressalta Rodrigo.

Para simplificar e tornar o processo mais eficiente, ele sugere medidas práticas. “Um controle simples aumenta a efetividade. Algo complexo pode engessar a gestão e desestimular sua aplicação. Por exemplo, anote em um livro de protocolo a saída de ferramentas, como um alicate, para empréstimo ou manutenção já facilita o rastreamento. Registrar o dia de retirada e devolução junto à zeladoria é um método eficaz que protege o patrimônio do condomínio sem sobrecarregar a rotina”, aconselha.

Rodrigo também destaca a possibilidade de suporte de administradoras na criação de modelos funcionais para esses controles e aponta o uso de tecnologia como uma solução moderna. “Já existem softwares que incluem aplicativos para gestão de patrimônio. No entanto, é essencial que sejam fáceis de aplicar. Se o sistema for muito complicado ou burocrático, ele se torna ineficaz, comprometendo o controle”, alerta.

Com essas orientações, Rodrigo reforça a importância de um gerenciamento estruturado, mas acessível, para garantir a preservação dos bens do condomínio sem criar barreiras à operação cotidiana.

Como fazer o controle

• Máquinas e equipamentos: é necessário que o síndico tenha registrado a quantidade, marca e modelo, a data ou mês de aquisição do produto, e todas as manutenções executadas nesses equipamentos. Assim, o síndico pode avaliar a necessidade de manutenção ou compra de um novo equipamento. Desse modo, ele terá um controle do inventário com monitoramento do desgaste do equipamento.

• Mobiliários e equipamentos eletrônicos: é necessário um inventário mais simples onde deve ser relacionado o tipo de mobiliário, a data da sua aquisição e os contatos de onde foram adquiridos. Com relação aos eletrônicos, além dos itens acima, incluir o prazo de garantia.

• Ferramental: a recomendação é uma lista simples da quantidade de material, marca e modelo.

• A administradora pode auxiliar o síndico a montar um modelo que seja adequado ao condomínio em forma de planilha digital ou impressa. Além disso, também já existem sistemas de gestão de condomínios que trazem a possibilidade de controle de patrimônio.

Fonte: Contabilista Rodrigo Cunha Machado 

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