Você sabe como fazer uma assembleia virtual?

Você sabe como fazer uma assembleia virtual?

Em meio às medidas de isolamento social impostas durante a pandemia, e a impossibilidade de realizar reuniões presenciais desde março, muitos condomínios estão com a prestação de contas atrasada, eleições de síndico suspensas e muitas dúvidas de como proceder até que toda essa situação volte à normalidade.

E mesmo com a possibilidade das assembleias migrarem para o ambiente virtual, ainda mais agora com a sanção presidencial da Lei n. 14.010/2020 que possibilita o uso dessa modalidade sem a necessidade de estar prevista em Convenção, muitos síndicos enfrentam dificuldades como a falta de conhecimento prático de como fazer uma reunião online e a baixa adesão de condôminos. Muito disso é reflexo da pouca familiaridade com o mundo digital ou a falta de condições técnicas de fazê-lo.

Para os que têm receio no uso da tecnologia, o presidente do SECOVI Florianópolis/Tubarão, Fernando Willrich, lembra que as plataformas que agora condomínios e administradoras estão utilizando para fazer reuniões ou votações online ou telepresenciais não são propriamente novas. Elas já estavam no mercado há algum tempo, mas só agora, em razão da pandemia, estão ganhando visibilidade.

“A implementação de assembleias online deveria começar pela análise do condomínio, para que a reunião virtual cumpra os requisitos e principalmente se todos os envolvidos estão de boa-fé. Ou seja, bem intencionados em democratizar a participação dos condôminos na assembleia. Principalmente neste momento onde a orientação é o distanciamento social, de forma que o condômino não se sinta excluído ou prejudicado no processo”, comenta Willrich.

E para quem pensa que esta é uma novidade para síndicos de Santa Catarina, o presidente da Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios de São Paulo (AABIC), Jose Roberto Junior Graiche, conta que antes da pandemia também não se falava em assembleia virtual no Estado de São Paulo, um dos mais à frente no país quando o assunto é segmento condominial.

Assembleia Jose
Presidente da AABIC, Jose Roberto Junior Graiche, diz que antes da pandemia também não se falava em assembleia virtual no estado de SP, um dos mais à frente no país quando o assunto é segmento condominial

“A pauta aqui normalmente era abordada por quem queria vender o novo serviço e não dos condomínios com o interesse na possibilidade. Foi a necessidade de tratar de alguns assuntos emergenciais, que não puderam ser resolvidos por medidas liminares ou por qualquer outro tipo de reunião, que fez com que começasse a surgir as assembleias virtuais”, explica Graiche.

Ele destaca que o ritual da reunião presencial é muito enraizado e os condôminos ainda não estão acostumados com a nova versão digital. “A novidade traz a necessidade de uma adaptação diante da quebra de paradigmas, além de exigir certa educação dos moradores para que possam participar de uma reunião virtual”, afirma o presidente.

E foi justamente pela falta de conhecimento de síndicos e moradores, e na tentativa de garantir a validade da ação, já que o judiciário ainda não é pacífico de entender a legalidade de todas as decisões que podem ser tomadas de maneira digital, que a entidade lançou um guia prático de como realizar uma assembleia virtual. O protocolo com orientações foi montado em parceria com a Associação Brasileira das Administradoras de Imóveis (ABADI) do Rio de Janeiro, que enfrenta os mesmos problemas em todo o Estado.

A novidade veio para ficar?

Diante de um cenário ainda incerto, a opinião dos especialistas está dividida. Para o assessor jurídico Walter Jorge Jr, as assembleias virtuais vieram para ficar. “Assim como diversas outras tecnologias em uso no nosso dia a dia, as reuniões virtuais serão a nossa realidade nos próximos meses. Por isso sou favorável pela adoção das assembleias 100% virtuais desde já, principalmente pelo fato de ampliar não só a legalidade do ato, mas também por incentivar a participação de todos”, diz.

Já Graiche não acredita que o virtual seja uma tendência pós-pandemia. “O mercado irá sim começar a se utilizar dessa ferramenta com cautela, mas a cultura do presencial ainda é muito forte. A maioria das pessoas ainda prefere tratar olho no olho e sentir o calor da votação. Essa nova realidade do digital poderá pegar em alguns condomínios, sem dúvida nenhuma, mas ainda não vai ser o que vai imperar”, avalia.

Ele acredita que no primeiro momento talvez sejam realizadas mais assembleias híbridas, em que moradores podem estar tanto fisicamente, quanto virtualmente presentes. Além disso, destaca que antes de passar totalmente para o digital é importante que as pessoas saibam como devem se comportar dentro de uma assembleia nessa modalidade e, principalmente, que todos entendam o papel dos gestores nisso tudo.
Entendimento compartilhado pelo advogado condominial Gustavo Camacho, que também aposta na ritualística híbrida mesmo depois da pandemia, tendo em vista a sua eficácia, sobretudo em condomínios que movimentam quantias expressivas de valores.

“Acredito que este seria o formato mais seguro juridicamente, posto que possibilita tanto a participação virtual quanto a presencial, sendo, portanto, mais democrático. Mas vale lembrar que para aderir a essa modalidade é necessário, conforme disposto pelo artigo 1.334, III, do Código Civil, que a forma de realização das assembleias condominiais, contendo toda a sua forma de execução detalhada, esteja prevista na convenção condominial. Só assim o condomínio evitará que haja qualquer hipótese de impugnações futuras”, explica.

Experiências que deram certo

Assembleia Leandro
Leandro Becker já conseguiu realizar assembleias virtuais em quase 50% dos condomínios que administra

Atuando há 22 anos como síndico profissional na Grande Florianópolis, Leandro Heitor Becker também está se adaptando a este novo momento. E mesmo enfrentando a resistência de alguns moradores, já conseguiu realizar assembleias virtuais em quase 50% dos condomínios que administra. Entre as dificuldades, ele destaca cumprir os requisitos legais, como o registro correto do rito da convocação e rito da participação efetiva de todos que buscaram entrar na sala de reuniões virtual. Outro ponto é o de saber se a pessoa que está participando é realmente quem está habilitado como legítimo dono ou condômino.

“A notícia das medidas restritivas em cada condomínio foi recebida de maneira diferente por cada pessoa. Enquanto uns preferem esperar a liberação governamental dos espaços, utilizando os meios legais até para prorrogar os mandatos dos síndicos nas instituições bancárias, outros já preferem realizar somente reuniões legais utilizando aplicativos de telerreuniões. Dos que aderiram ao mundo virtual, percebe-se certo grau de orgulho por ter participado de uma opção inovadora, e que após a pandemia provavelmente passará a fazer parte da nossa rotina”, relata Becker.

Já nos três espaços administrados pela síndica profissional Sandra de Sousa Alves, o primeiro movimento foi pela suspensão das assembleias. Em dois deles houve até a prorrogação do mandato para que não houvesse qualquer tipo de preocupação nesse sentido. Mas passado o susto e diante de assuntos que precisam ser resolvidos, como um incidente no portão da garagem envolvendo dois moradores, novas medidas precisaram ser tomadas.

Assembleia Sandra
Nos edifícios administrados pela síndica Sandra Alves houve resistência no início, mas os moradores estão se adaptando às assembleias virtuais

“Para resolver um problema pontual, mas que envolvia questões que deveriam ser do conhecimento de todos, os moradores foram convidados a dar uma oportunidade para a tecnologia. E no final a reunião fluiu melhor do que eu imaginava. Acredito que neste condomínio não vamos mais fazer a reunião de maneira presencial, já que a maioria dos proprietários não mora na Capital e agradeceram a oportunidade de poderem participar”, comenta.

assembleia virtual 734x200

ORIENTAÇÕES DOS ESPECIALISTAS

Confira algumas dicas de como os condomínios podem realizar reuniões de maneira virtual e, assim, manter a sua dinâmica administrativa do espaço em funcionamento.

Implementação – Com a sanção da Lei n. 14.010/2020, os síndicos têm autonomia de realizar assembleias virtuais até o dia 30 de outubro deste ano. Depois disso, para evitar o risco de impugnações futuras, é obrigatório que a modalidade esteja prevista na Convenção Condominial.

Outra questão que deve ser observada é a disponibilidade de recursos tecnológicos para a sua realização. Caso um condômino alegue que não participou por esse motivo, o condomínio poderá enfrentar problemas judiciais, uma vez que a participação e o voto são direitos garantidos no inciso III do artigo 1.335, do Código Civil.

Identificação - A plataforma escolhida deverá garantir a segurança administrativa, digital e jurídica necessária ao condomínio acerca da identificação dos condôminos habilitados a participar e votar na assembleia. Além disso, o síndico deve coletar de maneira antecipada os documentos de representação dos condôminos, visando imprimir maior eficiência ao ato.

É importante disponibilizar logins e senhas aos condôminos previamente à realização da assembleia virtual, por um período limitado de tempo e com antecedência suficiente para a validação dos dados.

Convocação – O condomínio deverá realizar a convocação de todos os condôminos, sempre respeitando o que determina a convenção, sob pena de nulidade das deliberações. Os meios digitais de comunicação deverão ser utilizados em paralelo aos meios tradicionais, sendo que o edital de convocação deverá ser abrangente em seu teor e informar, de forma resumida, todo o procedimento que o condômino deverá seguir para participar do ato virtual.

Votação - A votação dos temas apresentados na reunião deve ocorrer somente após os debates, de acordo com o que determinar o edital de convocação e a previsão do Código Civil. Para que não haja confusão, é importante que o regulamento determine, além dos pontos acima expostos, o tempo para a votação, discussão ou debate de cada item da pauta do edital de convocação, ou seja, o cumprimento das deliberações de cada tema proposto na ordem do dia.

Plataforma - A ferramenta ou aplicativo que será utilizado para a realização das assembleias deve garantir a todos os condôminos o direito e a oportunidade de participar, de se manifestar e de votar, sob pena de invalidação do ato. O condomínio tem a obrigação de fornecer auxílio ou treinamento àqueles que não possuam capacidade para o manuseio de equipamentos ou da plataforma.

Coordenador digital - As assembleias devem seguir todas as regras previstas no seu regulamento, desta forma, é importante verificar seu quórum, os votos, a ordem das deliberações e os pedidos de manifestação, entre outros itens. No caso das presenciais, o presidente e o secretário podem desempenhar essas atividades, mas nas virtuais é necessária a presença de uma pessoa que entenda da plataforma utilizada e de tecnologia. Nos edifícios sem síndico morador, o ideal é que seja um representante da administradora.

Duração – O tempo total da assembleia virtual depende do ambiente escolhido. Se permitir o acesso a todas as informações e a todos os debates realizados a qualquer momento, a realização da reunião poderá ser mais longa, podendo durar até dias. Entretanto, para as em formato de videoconferência, ao vivo, a sugestão é de no máximo 1h30.

Fontes: ABBIC, Gustavo Camacho e Walter Jorge Jr

Serviços

Encontre e cote serviços de Administradoras de Condomínios

Encontre e cote serviços de Sistemas para Administração de Condomínios

Encontre e cote serviços de Síndicos Profissionais

  • Gostou do conteúdo? Indique a um amigo!
Enquete

Para conter a pandemia do Covid-19 quais medidas estão sendo mais difíceis de serem adotadas no condomínio?

Controlar obras em unidades - 12.9%
Utilização de máscara por moradores - 26.4%
Informar condômino infectado - 7.9%
Aplicar as normas de silêncio - 15%
Controlar o uso de áreas comuns - 14.3%
Realização de assembleias - 20.7%
Locação de temporada - 2.9%
SELECT i.*, CASE WHEN i.modified = 0 THEN i.created ELSE i.modified END as lastChanged, c.name AS categoryname,c.id AS categoryid, c.alias AS categoryalias, c.params AS categoryparams, u.userName AS nomeColunista , u.image AS imgColunista , u.userID AS idColunista FROM #__k2_items as i RIGHT JOIN #__k2_categories c ON c.id = i.catid LEFT JOIN #__k2_users u ON u.userID = i.created_by WHERE i.published = 1 AND i.access IN(1,1,5) AND i.trash = 0 AND c.published = 1 AND c.trash = 0 AND ( i.publish_up = '0000-00-00 00:00:00' OR i.publish_up <= '2020-10-24 21:18:12' ) AND ( i.publish_down = '0000-00-00 00:00:00' OR i.publish_down >= '2020-10-24 21:18:12' ) AND i.catid=17 AND i.catid IN(17) OR i.id IN (SELECT itemID FROM #__k2_additional_categories WHERE catid IN(17 ) )  ORDER BY i.id DESC LIMIT 0 , 1
Acesse sua Administradora