Assembleias condominiais em tempo de pandemia

Assembleias condominiais em tempo de pandemia

Enquanto a ciência trava uma luta em busca da cura para os doentes infectados pelo novo Coronavírus, a tecnologia tem assumido um importante papel como facilitadora na rotina diária das pessoas. Principalmente a fim de minimizar os efeitos sociais do isolamento e os reflexos econômicos gerados pela pandemia. 

Nos últimos dois meses o mundo mudou e diante deste novo cenário velhos hábitos já não fazem mais sentido. Consultas médicas passaram a ser realizadas por videoconferência, os alunos estão estudando de casa, shows musicais agora são transmitidos via youtube e até casamentos já podem ser feitos sem sair de casa.
 
Assim como as empresas, os condomínios também estão tendo que se reinventar. E a novidade fica por conta das assembleias virtuais, que deixaram de ser apenas um plano e se tornaram uma realidade. Em Penha, o síndico profissional Baraque de Oliveira teve seu primeiro contato com a assembleia virtual quando foi eleito, em março, para a gestão do Itacolomi Home Club, com 280 apartamentos e 18 lojas. Em função do isolamento social a votação foi totalmente online.

Baraque Oliveira
Eleito em março, o síndico Baraque de Oliveira realizou a sua primeira assembleia com os condôminos já no formato virtual

Já se apropriando da ferramenta, o gestor também realizou a sua primeira assembleia com os condôminos de maneira virtual. E para isso apostou em uma pauta simples, com a aprovação de itens como padronização do fechamento das sacadas e da tela de proteção, regras provisórias e a instalação de antena coletiva digital local, além da sua apresentação oficial como síndico do empreendimento.
 
“A realização da reunião virtual é fundamental para que os condomínios e gestores não fiquem travados. Com mais agilidade e objetividade, os encontros online vieram para ficar e vão exigir ainda mais dos gestores. Para que dê certo, o sistema exige a entrega de um trabalho mais elaborado e detalhado, para que os condôminos consigam entender a proposta e tenham condições de votar”, avalia Oliveira.
 
Mas muito se questiona ainda sobre sua legalidade e seu funcionamento, já que síndicos e moradores foram pegos de surpresa e não têm muito conhecimento sobre o uso da ferramenta. De acordo com o advogado Gustavo Camacho, por se tratar de uma novidade junto aos condomínios, as assembleias virtuais ainda enfrentam certa resistência, sendo polêmicas apesar de não serem ilegais.
 
“O Código Civil orienta que os síndicos devem convocar anualmente a assembleia com os condôminos conforme previsão em convenção. Fato que nos leva a concluir pela legalidade das assembleias virtuais, desde que elas estejam previstas na convenção de condomínio. Ou ainda que o PL 1.179/2020, que autoriza a realização da reunião e votação por meio virtual até 30 de outubro deste ano, já aprovado no Senado e Câmara dos Deputados, seja sancionado pelo presidente. Com essa chancela não há necessidade de alteração nas normas de cada espaço para que a modalidade online tenha validade, pelo menos durante o período de vigência do PL”, analisa. Em defesa do sistema, ele lembra ainda que as ferramentas virtuais já são utilizadas em larga escala nos expedientes processuais dos tribunais de justiça brasileiros, nos leilões e nas assembleias das sociedades anônimas. 

Como funciona?

Muitas coisas que pareciam ser uma realidade distante, nesses últimos dias já fazem parte de nossas vidas. E a assembleia virtual é uma delas. Segundo Odirley da Rocha, especialista em gestão de segurança empresarial, esta é uma novidade que chegou para ficar no mundo condominial e, como o uso da tecnologia pode ser um desafio para algumas pessoas, o síndico deve ficar atento para que todos os condôminos se sintam confortáveis com a inovação. “O ritual de uma assembleia presencial continua normalmente nesta modalidade, com o envio do edital e da comunicação. Todos os moradores necessitam ser avisados, além de saber como participar e recebam ajuda no que for necessário”, diz.

Rocha explica que na assembleia virtual o síndico deve importar o edital para a plataforma e, assim, convidar os participantes conforme cadastro atualizado. No sistema vão estar todos os tópicos, com a possibilidade de voto de cada um deles e comentários, onde todos podem participar dando sua opinião. Quando encerrar a votação, automaticamente o síndico já gera um documento com o resultado e estas informações vão diretamente para a ata do encontro. A partir daí o processo segue normalmente para o registro em cartório.
 
“Como profissional da área de tecnologia digo que este é um caminho sem volta, pois a pandemia antecipou a urgência da adequação de muitos condomínios que preferiam o modo tradicional. Acredito que um dos grandes pontos positivos será com relação a presença dos condôminos nas reuniões. Com o sistema online a tendência é que naturalmente aumente a adesão, o que vai ajudar o síndico na tomada de decisões com muito mais pessoas participando”, avalia. Em Florianópolis, ele relata de um condomínio que passou de 20 condôminos presenciais para 102 online, sendo que o prédio conta com 120 unidades.
 
E como dica para os administradores que ainda não investiram no mundo online, ele destaca a necessidade de domínio da tecnologia. “O gestor do futuro precisa ter o mundo digital ao lado dele, pois se isso não acontecer com certeza o seu patrimônio vai desvalorizar em muitos sentidos. Uma vez que ele acreditou nessa nova maneira, tem que sim aplicar, senão irão perder tempo nas decisões e talvez até deixar o condomínio menos seguro”, avalia.

Evite problemas 

Gustavo
Gustavo Camacho orienta o treinamento dos condôminos para que aproveitem ao máximo a ferramenta virtual

Apesar de toda a polêmica motivada pelo medo da inovação, o advogado Camacho garante que as assembleias virtuais são legais, desde que previstas em Convenção ou após a sanção presidencial do PL 1.179/2020. E com isso, ele destaca que os síndicos devem ficar atentos a alguns cuidados para evitar a ocorrência de problemas, como as nulidades e as anulabilidades. Confira algumas dicas:

  • Promover a alteração na convenção de condomínio para permitir a segura realização das assembleias virtuais. E para isto o quórum deve ser de 2/3 do total dos condôminos, conforme o artigo 1351 do Código Civil
  • Na mesma alteração, prever o formato de realização das assembleias virtuais, para que sejam híbridas. Contemplando uma parte online e a outra off-line, nos moldes do que ocorre nas assembleias das sociedades anônimas
  • Garantir que o ambiente virtual seja seguro, podendo ser utilizados métodos como a adoção de certificação digital
  • Realizar o treinamento dos condôminos, a fim de que estes aproveitem ao máximo a ferramenta
  • Providenciar a coleta antecipada dos respectivos documentos de representação dos condôminos
  • Lavrar a ata fisicamente com vistas a possibilitar o registro
  • Evitar a realização das assembleias virtuais para assuntos controversos. 

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