O desperdício é um dos grandes vilões da administração, seja pública, de empresa ou de condomínio.
É resultado da má gestão, falta de planejamento, uso de recursos materiais, naturais e até mesmo humanos acima do necessário. Mas é possível rever as condutas administrativas, assim como as culturais para melhor aproveitar a verba proveniente das cotas, em um gerenciamento economicamente e ambientalmente sustentável.
O administrador e professor da Universidade do Vale do Itajaí (Univali), Alexandre de Sá Oliveira, ensina que o síndico pode espelhar sua atuação em boas práticas desenvolvidas em empresas. “Administração é uma prática genérica, se aplica para tomar decisões sobre as melhores maneiras de alocar recursos para um determinado fim, vale para empresa, setor público ou condominial”, explica.
Como qualquer administrador, o síndico deve ter como meta reduzir custos, sem diminuir a qualidade. Para adquirir algum produto ou serviço, geralmente as convenções preveem a necessidade de fazer três orçamentos. Mas, segundo Oliveira, isso não significa que se deve escolher inexoravelmente o mais barato, pois, caso não haja qualidade, pode ser necessário retrabalho, o que sai mais caro.
“Às vezes, a melhor opção é a de valor intermediário, por aliar custo-benefício”, ressalta Oliveira. Nesses casos, o professor orienta ao síndico pedir apoio do conselho fiscal para avaliação e, assim, evitar questionamentos. Nos grandes investimentos, que geralmente exigem assembleia, o desafio do gestor condominial é esclarecer aos condôminos sobre a necessidade de considerar os dois quesitos.
Uma gestão eficiente de recursos humanos contribui para a economia do condomínio. Nesse sentido, a escolha de modelos de contratação conforme a necessidade também faz a diferença. “Caso os salões de festas forem muito usados em um prédio, pode-se contratar uma funcionária intermitente para trabalhar apenas aos fins de semana, possibilidade advinda da reforma da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho)”, exemplifica Oliveira.
Manutenção e revisão de contratos
A manutenção do espaço e equipamentos é um dos itens que mais mexem na variação do orçamento. “Uma boa manutenção preventiva evita a necessidade de intervenções profundas e de maior desembolso”, esclarece a engenheira civil e professora do curso de Arquitetura da Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC) Lisiane Ilha Librelotto.
Entre as ações preventivas, estão atividades de limpeza, repintura, inspeção de tubulações, acompanhamento do consumo de água e energia. Elevadores e bombas também merecem atenção. Para aliar a sustentabilidade econômica com a ambiental, “sempre que possível, deve-se optar por materiais de menor impacto ambiental (mais naturais), com menos energia incorporada e menor emissão de CO2 no processo de fabricação”, orienta a professora.
No geral, é importante o síndico fazer pelo menos uma vez por ano uma revisão de orçamento para detectar e eliminar gastos supérfluos e conferir se os contratos estão adequados ao valor de mercado.
Apoiar-se em assessorias reduz custos
Ao buscarem uma gestão sem desperdícios, há muitos síndicos que se perdem e acabam por gerar o efeito oposto. É o que diz o advogado de São Paulo especializado na área condominial Alexandre Callé. Isso ocorre quando optam por economizar sem levar em conta a responsabilidade técnica necessária (muitas vezes, obrigatórias) para execução de atividades ou serviços em condomínios.
“Um condomínio precisa da assessoria de engenheiro, contador, advogado e até de um RH (recursos humanos), caso tenha muitos funcionários. O síndico não pode dar uma de super-herói, querer fazer tudo, mas se valer de bons profissionais. Caso contrário, o barato sai caro”, avalia Callé.
Segundo ele, um contador contribui na conferência do recolhimento de impostos, pois atrasos podem resultar em dívidas enormes. Na questão jurídica, o condomínio precisa ser bem assessorado, existem os quóruns qualificados (exemplo: obras voluptuárias), que muitas pessoas e síndicos têm dificuldade de compreender. Assinaturas de contratos de grandes montas financeiras, como modernização de fachada, precisam de um apoio para verificação do contrato e idoneidade da empresa.
Compras de produtos e materiais
Outro ensinamento da área empresarial que cabe trazer para o meio condominial é o conceito de manufatura enxuta. Muito aplicada em logística, pode contribuir para economia relacionada à aquisição de produtos e operacionalização de estoque em condomínios.
O professor de Logística e Gestão de Materiais do curso de administração empresarial da Universidade do Estado de Santa Catarina (Udesc), Felipe Gontijo, observa que comprar grandes quantidades de produtos não vale a pena, salvo se houver desconto. “O dinheiro gasto poderia ser utilizado de outras formas ou ser mantido em caixa, o que é importante para casos de emergência”, observa.
Pela manufatura enxuta, ter um grande estoque é um problema porque o material pode se perder no caminho ou, devido à abundância, pode ser utilizado de forma indiscriminada. Assim, deve-se levar em conta a frequência de uso e a disponibilidade do produto no mercado para planejar a quantidade a ser comprada. Material de limpeza, por exemplo, é algo de fácil acesso, por isso não precisa de grande estoque. Caso falte, pode-se encontrar do mercado à distribuidora.
Situação clássica de desperdício está relacionada às obras. Segundo o professor da Udesc, geralmente a compra é má dimensionada. Para evitar as sobras, é importante que o engenheiro civil ou arquiteto faça um gerenciamento do fluxo da obra. Não deve comprar tudo de uma vez. “Se ainda está na fase do fundamento, não precisa comprar as telhas”, observa. Conforme Gontijo, a melhor estratégia é ter um bom fornecedor. Desse modo, se transfere o esforço gerencial do estoque para a empresa.
Gargalo por conta da inadimplência
Uma fonte perigosa de desperdício é a inadimplência. Além de sobrecarregar quem paga as contas em dia, caso não haja a cobrança em cinco anos, cai na prescrição, ou seja, perde-se o direito de exigir o pagamento. Nessa situação, o síndico pode ser responsabilizado.
Neste sentido, contar com uma administradora pode ser fundamental para que problemas com inadimplência não ocorram. Segundo Daiane Rocha, diretora da Tower Gestão, de Balneário Camboriú, a prevenção à inadimplência começa muito antes do atraso acontecer. “Manter as contas claras, previsíveis e bem explicadas aos condôminos reduz dúvidas e aumenta a confiança na gestão. Quando o morador entende exatamente para onde vai cada recurso, ele se sente mais responsável pelo pagamento em dia”, indica.
De acordo com Daiane, encontrar um síndico que não enfrente problemas com a inadimplência é uma raridade hoje em dia. “Se não for combatida com um acompanhamento constante, a falta de pagamento das taxas vira uma 'bola de neve’ causando vários problemas e defasando a verba que o condomínio tem para manter as manutenções, e até mesmo as contas em dia”, alerta.
Por isso, ela recomenda que o síndico não atue sozinho. “A prevenção começa com o suporte de uma administradora proativa, que monitore os índices de perto e busque a recuperação de crédito através de cobranças amigáveis e acordos extrajudiciais. Em cenários mais críticos, contar com uma assessoria jurídica especializada ou contratar uma garantidora de receitas torna-se essencial", finaliza.
Economia de recursos beneficia contas e meio ambiente
O dinheiro vai pelo ralo nos condomínios também com contas altas de luz e água. Nesse caso, o desperdício, além de mexer com o bolso dos condôminos, gera impactos à natureza e prejudica o futuro das novas gerações. Aqui a solução requer um modelo de gestão comprometida com a sustentabilidade econômica e ambiental.
A professora do curso de Arquitetura da Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC) Lisiane Librelotto observa que o problema do desperdício de recursos naturais se manifesta em toda a sociedade, mas nos condomínios assume maior peso por ser o local de moradia de grande número de pessoas.
O uso desnecessário de energia elétrica (que influencia diretamente na água, por ser proveniente de hidrelétrica) pode ser gerado por diversos fatores, como duplicidade de chamadas nos elevadores e utilização de lâmpadas comuns nas áreas externas (ao invés de led). Entre as medidas que podem reduzir o consumo estão: sensores de presença, elevadores inteligentes, geração de energia própria (painéis fotovoltaicos e energia eólica), vidros eficientes para regulagem da entrada de luz, além de coberturas com jardins, fachadas ventiladas e isoladas termicamente.
Em relação à água, o desperdício, para além do consumo inconsciente por parte dos moradores e funcionários, pode estar associado a vazamentos em tubulações, torneiras e válvulas de fluxo. Na busca por economia, “a inspeção para detecção de vazamentos, captação e aproveitamento da água da chuva para lavagem de áreas comuns, entre outros, são estratégias que podem ser utilizadas”, aponta a professora.
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