Está no artigo 1.348 do Código Civil: o síndico deve "diligenciar a conservação e a guarda das partes comuns", o que inclui toda a documentação referente ao prédio. Um ofício não muito fácil, mas que evita uma série de problemas para o condomínio.

Já que por causa da falta de um papel, o gestor condominial pode não ter como comprovar o pagamento de algum direito trabalhista, se algum funcionário entrar com uma ação. Ou ainda, se os comprovantes fiscais não estiverem em ordem, o condomínio não terá como evitar cobranças indevidas de impostos.

Então é importante ter tudo organizado em arquivo, caso contrário pode, numa fiscalização da Receita Federal, haver multas. Não é interessante guardar o material em casa. A papelada deve ficar em um espaço destinado à administração do prédio e ao final do mandato ser entregue ao sucessor.

Todo o condômino tem o direito de verificar a documentação, desde que avise o síndico com antecedência, mas é interessante entregar apenas cópias para evitar extravios, e o mesmo deve ser verificado dentro da sala. A mesma medida vale para os conselheiros.

Os documentos vão de documentos trabalhistas, fiscais e arquivos de dados essenciais do prédio, como plantas, convenção do condomínio e livros de atas de assembleias. Cada um tem seu período de validade e devem ser guardados de acordo. Por isso, “o síndico deve estar sempre alerta com as mudanças de legislação, pois é comum a alteração de prazos ou a obrigação de arquivamento de novos documentos”, observa o proprietário da empresa de assessoria e gerência de condomínios, Jefferson Alexey Secco.

A colaboração de uma administradora para cuidar dos papéis do edifício facilita a vida do síndico, porém não lhe tira a responsabilidade pela sua guarda. De acordo com a a técnica contábil Raquel Rosany Machado, o contador fica com a documentação do condomínio durante o prazo de um ano. “Após este período passamos a responsabilidade para o síndico”, ressalta. “Têm documentos que devem ser guardados por um período de até 35 anos. Uma administradora com muitos clientes não tem como guardar este montante”, explica. Os documentos aos quais Raquel se refere são relacionados ao INSS (Instituto Nacional do Seguro Social). “Se no caso do empregado perder a carteira de trabalho ele vai recorrer ao condomínio em que trabalhou para poder comprovar que trabalhou e pegar a aposentadoria”, exemplifica Raquel.

A seguir, segue tabela de documentos que devem ser guardados e seus respectivos períodos de arquivamento. A lista foi elaborada com a colaboração da advogada Dirlei Magro.

Documentos legais do condomínio

Apólice dos seguros: 1 ano após vigência

CGC (Cadastro Geral do Contribuinte): Durante a vigência

Contrato manutenção: 5 anos após vigência

Contratos de obras: Até o final da garantia

Dossiê (convenção/especificação): Permanente

Convenção: Permanente

Correspondência: 5 anos

DARF / IRRF e DIRF: 5 anos

DARF / PIS: 10 anos

Livro de Atas / Assembleia: Permanente

Livro Contábil / Recolhimento ISS: 5 anos

Orçamentos: Até o final da garantia

Planta elétrica / Hidráulica: Permanente

Regulamento interno: Permanente

Seguro de vida: 1 ano após vigência

Pastas de prestação de contas: 10 anos

Plantas do Condomínio: Permanente

Extratos bancários: 5 anos junto com prestação de contas

Papelada trabalhista

Processos trabalhistas: Permanente

Prontuário funcionários: 5 anos

Recibo pagamento/Vale: 5 anos

Exames médicos: 20 anos

Folha de pagamento: 35 anos (tempo de aposentadoria)

Folha de ponto: 5 anos

Formulário CAGED: 10 anos

Contribuição sindical e assistencial: 35 anos

FGTS: 35 anos

Holerite/ Recibo de pagamentos: 35 anos

Laudo PPRA: 20 anos

Livro de inspeção do trabalho: Permanente

Processos trabalhistas: Permanente

Prontuário de funcionários: Permanente

Rais: Indeterminado

Recibo vale refeição/ cesta básica: 5 anos

Recibo vale transporte: 10 anos

GPS Seguridade Social 30 anos