Depois de ter passado a emoção da assembleia, os novos síndicos eleitos precisam ter calma: todos os desafios podem ser superados se buscarem conhecimento e uma parceria com uma administradora de condomínios comprometida em cumprir com todas as exigências legais.

Deve-se considerar ainda todas as precauções de proteção sanitárias indicadas pelos agentes públicos devido à pandemia, como uso obrigatório de máscara e distanciamento entre pessoas. As assembleias poderão ser híbridas ou 100% virtuais, dependendo do condomínio, e desde que a convenção não proíba as assembleias virtuais.

As primeiras cinco ações que você deve adotar ao assumir a gestão são:

1. Faça uma análise das pastas de prestação de contas da gestão anterior

a) Referente aos recolhimentos das retenções e encargos, principalmente se o síndico é isento ou recebe remuneração, verificando se o INSS relativo ao encargo de 20% e a retenção de 11%, se for o caso, foram recolhidas. Nos recibos dos autônomos, verificar se foram feitas as retenções e os recolhimentos do INSS (encargo de 20% e a retenção de 11%) e do ISS;

b) Verificar se os cálculos estão corretos na folha de pagamento, se há muitas horas extras, e se as férias são pagas de acordo com a legislação.

Caso o síndico não tenha conhecimento para analisar essas questões, é importante que um profissional seja contratado. Algumas vezes, um morador com conhecimento de contabilidade poderá fazer essa análise sem custos.

Se for necessária a contratação, é importante que seja aprovada em assembleia para justificar o gasto que o condomínio terá com o trabalho.

2. Aprove em assembleia a contratação de um engenheiro com especialidade em estrutura para fazer uma inspeção predial

A constatação técnica das condições da edificação é determinada conforme a NBR nº 16.747/2020 da ABNT. Esse relatório deverá ser levado para uma assembleia, com vistas a documentar o estado que foi encontrado o edifício e se será necessário adotar providências, se devem ser urgentes ou não.

3. Realize uma primeira reunião com todos os funcionários para conhecê-los

Indique quais serão seus objetivos na gestão. Evidencie que eles serão fundamentais para o sucesso do trabalho e que pretende investir em treinamento de todos.

4. Realize reuniões individuais com cada funcionário

É importante para identificar quais são as expectativas de cada um e quais são os problemas que eles estão encontrando com o trabalho, além do que esperam do gestor.

5. Analise os recursos que o condomínio tem disponíveis em conta corrente e nos fundos de Reserva e de Obras

Veja se cada um deles está em contas separadas, que possibilite acompanhar as movimentações e os saldos de cada uma delas, sendo os Fundos em contas vinculadas à conta corrente. Avalie também se os recursos disponíveis são suficientes para pagar todas as contas previstas no orçamento já aprovado ou se será necessária uma nova assembleia. Não deixe que a conta ordinária fique negativa: divida esse problema com todos os condôminos.