Concentrar a administração do condomínio nas mãos somente do síndico é algo impensável, em função das exigências legais e da necessidade de encarar o condomínio como se fosse uma empresa. É aí que entra a administradora. O síndico será sempre, em última análise, o responsável legal pelo condomínio, inclusive no que diz respeito à fiscalização do trabalho da administradora.

A empresa contratada será a parceira do síndico, integrará a equipe, sempre tendo em vista as expectativas dos moradores. Vale destacar que os moradores não podem dar ordens para a administradora, cabendo apenas ao síndico a atribuição de interagir com a empresa. Para contratar a administradora, é preciso critérios rigorosos. O síndico pode (e deve) contar com o conselho diretivo para ajudá-lo nesta missão, com a finalidade de dividir responsabilidades.

Confira alguns itens que devem ser observados com atenção nesta escolha:

• Consulte ao menos 3 empresas, com levantamento cadastral completo, incluindo ações e denúncias em órgãos de defesa do consumidor. Verifique se o CNAE (Classificação Nacional de Atividade Econômica) da empresa corresponde ao código 6822-6/00, indicado para administração de condomínios;

• Verificar se a administradora é registrada no CRA (Conselho Regional de Administração), o que dá mais garantia ao síndico do comprometimento ético e responsável da mesma;

• Certificar-se de que a empresa se compromete a atender às exigências legais e normativas;

• Observar se a empresa possui como escopo de trabalho a redução de custos e a preservação do patrimônio, sempre dentro da legislação vigente;

• Visite condomínios que a empresa já tem como cliente, bem como suas instalações;

• Checar se a movimentação dos recursos financeiros do condomínio será realizada em conta individual e em nome do condomínio. Esse sistema dará maior transparência, facilidade de consulta ao extrato e aos resultados de aplicações financeiras, simplificando, também, a conciliação bancária. Deve-se evitar a conta pool, em que todos os recursos recebidos de todos os condomínios atendidos pela administradora irão para uma conta em nome da administradora e todos os pagamentos de todos os clientes também sairão desta mesma conta.

• Verifique se o modelo de demonstrativo financeiro que a empresa utiliza permitirá realizar a gestão dos recursos, sem a necessidade de retrabalho para compreender a posição de cada conta e certifique-se de que este abrange o mesmo que o condomínio utiliza para suas contas, sendo o mais indicado do 1º dia do mês ao último;

• Firmar em contrato quais são os procedimentos e percentuais utilizados para honorários advocatícios em caso de necessidade. O mais indicado é que o advogado seja contratado diretamente pelo condomínio;

• Checar com atenção a autenticação bancária de todos os pagamentos a fornecedores e guias de recolhimento de impostos. Atualmente pode-se checar algumas dessas informações pela internet;

• Observar no contrato qual a responsabilidade da administradora em caso de erros cometidos por ela;

• Verificar quais valores podem ser adicionais além do cobrado mensalmente, evitando surpresas como cópias, taxas para emissão de boleto, registro de ata e acompanhamento tributário de terceiros.

Profa. Rosely Schwartz - Contabilista, Administradora formada pela FAAP, coordenadora do Curso de Administração de Condomínios e Síndico Profissional – presencial – FECAP e online. Autora do livro Revolucionando o Condomínio – 15ª Edição – Editora Benvirá.