Os processos para uma gestão eficiente de obras de grande porte em condomínios

Os processos para uma gestão eficiente de obras de grande porte em condomínios

Demanda por melhorias em edifícios exige esforço dos síndicos para cumprir metas de planejamento, organização e acompanhamento da obra

A gestão de obras de grande porte em condomínios é uma tarefa desafiadora e exige planejamento cuidadoso, coordenação eficiente e atenção aos detalhes. A demanda crescente por melhorias e reformas requer que os síndicos estejam preparados para lidar com situações que podem impactar toda a comunidade condominial.

Obras que envolvem a reforma estrutural, modernização das áreas comuns, instalações elétricas, hidráulicas e outros sistemas podem afetar significativamente a rotina dos moradores, como barulho, poeira e interdições de áreas. Portanto, é necessário que a comunicação seja clara e transparente desde o início, informando aos condôminos sobre o cronograma previsto e os impactos esperados.

A definição clara dos objetivos, escopo, cronograma, orçamento e recursos deve levar em consideração as necessidades específicas do espaço e os requisitos legais e regulamentares. Para especialistas, fazer o detalhamento prévio permite estabelecer as bases para a gestão eficiente da obra, garantindo que todos os aspectos sejam considerados, evitando problemas futuros.

“O planejamento de obra é essencial para que ela seja feita com o menor custo, sem surpresas como aditivos contratuais, e no prazo, sem atrasos. Esse passo não termina na escolha da empresa, mas na elaboração do seu contrato, que deve contemplar todos os serviços, técnicas e custos envolvidos, assim como cronograma de obras, horários de trabalho e prazos de garantia previstos”, explica o engenheiro civil Mário Filippe de Souza.

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Lilian Wojcikiewicz: “Uma obra bem-sucedida é resultado de um criterioso processo de contratação”

Para a arquiteta Lilian Lídia Wojcikiewicz, o primeiro passo para o sucesso da obra é verificar a necessidade prévia de um projeto técnico que irá balizar as informações, serviços, materiais, entre outros elementos que possam interferir na contratação. “A definição de uma comissão de obras também é essencial. Caso o condomínio não tenha esses representantes, é recomendável a contratação de arquiteto ou engenheiro habilitado em seus respectivos conselhos, a fim de apoiar tecnicamente a obra durante a vigência contratual”, detalha.

Contratação de profissionais

O sucesso da gestão da obra passa pela contratação de profissionais qualificados com conhecimento técnico, garantindo o cumprimento das normas e a minimização de riscos. É importante realizar uma seleção criteriosa, avaliando experiência, habilidades, reputação e referências.

“O condomínio poderá divulgar um edital de contratação para que as empresas interessadas possam avaliar, vistoriar e apresentar o orçamento. Outra opção é buscar, por meio de consultas ao mercado as empresas com portfólio e referenciais de serviços conforme o perfil das obras a serem executadas”, aponta a arquiteta.

Nas propostas, as empresas necessitam apresentar: dados completos, descrição completa do serviço, responsabilidades, cronograma de execução das etapas da obra, especificação dos materiais e equipamentos a serem utilizados, seguro de responsabilidade civil, preço, forma de pagamento e equipe técnica.

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Mário Filippe de Souza: “O planejamento da obra é necessário para o controle dos custos e conclusão dentro do prazo”

O engenheiro civil Mário Filippe de Souza destaca quais cuidados os responsáveis pela administração do condomínio devem observar na hora de fechar a contratação, principalmente para evitar aditivos contratuais e atrasos na entrega.

“É preciso estar seguro de que as empreiteiras entenderam exatamente a dimensão do serviço e os materiais a utilizar. O contrato precisa ser claro e bem redigido, não apresentando possibilidades de dupla interpretação. A análise jurídica e técnica, a primeira por advogado e a segunda por engenheiro civil ou arquiteto, é essencial”, afirma o engenheiro.

O engenheiro alerta ainda sobre os prazos firmados na contratação. A empresa contratada deve cumprir o período acordado para a execução do serviço conforme estabelecido no contrato. É responsabilidade da gestão do condomínio monitorar o andamento da obra e garantir que esse tempo seja cumprido.

Em alguns casos, podem ocorrer atrasos devido a fatores imprevistos, como condições climáticas adversas, problemas de fornecimento de materiais, ou questões técnicas. Nessas situações, é importante que a empresa comunique o condomínio e proponha ajustes ao cronograma.

“Os prazos normalmente consideram dias trabalhados, ou seja, sem chuvas ou qualquer dificuldade que impossibilite o serviço. Quando há serviço de pintura de corredores ou garagens, por exemplo, é possível que, nos dias de chuva, façam-se os trabalhos internos, o que facilita o planejamento”, conclui.

Acompanhamento da obra

O acompanhamento rigoroso no processo de execução da obra é essencial para se certificar de que tudo que foi acordado está sendo realizado e, assim, evitar danos aos moradores e à própria gestão do condomínio.

Esse controle, que pode ser feito pelo próprio condomínio ou por uma assessoria especializada, permite identificar e corrigir problemas em tempo hábil, evitando atrasos, desperdícios e prejuízos financeiros.

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Adriano Wagner: “Todos os documentos relacionados a obra devem ser arquivados para facilitar a gestão de questões legais ou administrativas

Atuando desde 2014 na sindicatura, com formação técnica em edificações e MBA em Gestão de Projetos e Obras, Adriano Wagner dos Santos explica como deve ser o procedimento caso alguma divergência seja encontrada durante o acompanhamento.

"Existem obras que são mais simples e viáveis de realizar um acompanhamento visual com registro fotográfico e descrição do andamento até a conclusão. O responsável pela inspeção deve gerar um relatório técnico periódico ao condomínio. Sempre que houver uma inconsistência identificada, a melhor indicação é chamar o profissional responsável da empresa contratada e fazer o registro do fato para a busca de uma solução. Caso seja algo que necessite de ajuste do prazo e direção na execução, o síndico deve informar aos moradores”, afirma Adriano Wagner.

O responsável pelo acompanhamento da obra atua como os olhos e mãos do síndico, supervisionando e gerenciando o serviço. A falta dessa pessoa pode resultar em problemas ao condomínio, como a falta de cumprimento das garantias e a necessidade de retrabalho, conforme explica o engenheiro Mário Fillipe.

“Em uma obra onde fui contratado, sem o condomínio ter qualquer laudo, vi já de cara vários erros contratuais. Por exemplo, um paredão externo de garagem tinha diversos danos estruturais que causavam infiltrações em salas e garagens, e isso não foi contemplado no contrato. Assim, teve que ser feito um aditivo para a restauração dessa parede, e como era um valor muito alto não chegou sequer a ser concluído”, detalha.

Documentação

A gestão eficiente de obras também requer uma organização adequada da documentação como contratos, licenças, projetos, relatórios e registros diversos. Antes de iniciar a obra, por exemplo, é obrigação do síndico exigir a Anotação de Responsabilidade Técnica (ART) do responsável técnico, fornecida pela empreiteira contratada, e se certificar da sua validade junto ao Conselho Regional de Engenharia e Agronomia (CREA) ou ao Conselho de Arquitetura e Urbanismo (CAU).

Segundo a arquiteta Lilian, para garantir a certificação e qualificação da empresa os documentos devem ser avaliados pela comissão de obras e pela assessoria administrativa, contábil e jurídica do condomínio. Já os registros, seguros de vida individuais ou coletivos, certificação das Normas Regulamentadoras (NRs), bem como os Equipamentos de Proteção Individual (EPIs), são obrigações da empresa e devem estar descritos em cláusula contratual.

“É importante manter um sistema de arquivamento seguro e acessível dos documentos para facilitar o acesso às informações quando necessário. Esse método contribui para a transparência, prestação de contas e facilita a resolução de questões legais ou administrativas futuras”, explica o síndicoAdriano Wagner.

 

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Formas de pagamentos

Em relação ao pagamento pelas obras realizadas em condomínios, existem duas modalidades: medição e parcelamento. Geralmente, uma entrada de 20 a 30% é requerida, independentemente da opção escolhida.

Por medição, a empresa contratada é responsável por preencher uma planilha com a porcentagem executada para cada serviço realizado. Já no pagamento parcelado é estabelecido um valor fixo mensal para o saldo devedor, em um prazo que normalmente se estende além da conclusão da obra. Por isso, é importante evitar que o valor seja integralmente quitado antes do término. Para garantir a segurança dos moradores, as garantias entram em vigor somente após a emissão de um Termo de Conclusão de Obra, indicando que o serviço foi finalizado corretamente.

Para entender a diferença entre os modelos e qual deles é o mais indicado para cada tipo dos condomínios, o engenheiro Mário Filippe de Souza aponta as vantagens e desvantagens do pagamento por medição e do pagamento por parcelamento.

“O pagamento por medição é ideal para condomínios que tenham um grande caixa e que precisam de celeridade na obra. As vantagens são: o maior incentivo à entrega rápida e o maior poder de negociação por descontos. A desvantagem é a maior instabilidade para o fluxo de caixa do condomínio. Já o pagamento por parcelamento é para condomínios que não tenham um grande caixa ou que planejem uma obra maior e mais longa. A vantagem é a previsibilidade de pagamentos, enquanto as desvantagens são a maior dificuldade para negociação de descontos e de aceleração de cronograma. Lembrando que o cronograma pode ser adiado, o que deve ser vinculado no contrato. Se isso ocorrer, o condomínio irá reter parcelas até que a obra retorne”, finalizou o engenheiro.

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