Erros básicos na gestão do condomínio

Erros básicos na gestão do condomínio

Especialistas apontam as principais falhas dos síndicos, sendo que a má gestão financeira está entre os principais erros cometidos pelos administradores

Não é novidade para ninguém que administrar um condomínio exige conhecimento, atenção aos mínimos detalhes, organização e inteligência emocional para lidar com alguns conflitos. Afinal, são muitas as áreas em que o síndico precisa atuar. Por isso, para ter uma gestão eficiente, ele precisará de muita dedicação, organização e responsabilidade. Só que, mesmo assim, ainda há chances de acabar acontecendo alguns erros no processo.

Para Jaques Bushatsky, advogado e pró-reitor da Universidade SECOVI, existem duas modalidades fundamentais de erros. A primeira refere-se a falhas técnicas, quando a gestão se afasta de conselhos profissionais, como os que podem ser dados por contadores, engenheiros e advogados. De acordo com o especialista, esse tipo de falha acarreta desde ilegalidades, como deixar de pagar alguma verba devida a empregados, até prejuízos graves, como os que ocorrem quando se faz obra sem engenheiro, por exemplo.

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Jaques Bushatsky: síndicos não podem dispensar assessoria técnica na gestão do condomínio

Já a segunda modalidade pode ser denominada de comportamental, pois decorre da inabilidade de convívio social do gestor com os condôminos e prestadores de serviços. É quando surgem as discussões e rusgas, que se tornam problemas intermináveis, embora pudessem ter sido resolvidos logo no início. “Ambos os tipos de erros podem ser sanados com inteligência e empenho. Duas qualidades realmente inerentes à maioria dos síndicos e administradores. Mas, caso isso não aconteça, a única saída é a substituição da gestão por outra mais adequada”, pondera Bushatsky.

O mesmo pensamento é compartilhado pelo advogado e professor Vander Ferreira de Andrade, que destaca outras falhas que podem ser observadas diariamente no campo da gestão condominial. Dentre elas, a falta de uma administração mais transparente, a má gestão dos colaboradores e os problemas com questões financeiras estão entre os principais erros cometidos pelos administradores.

O especialista, com mais de 20 anos de atuação na área de gestão e de assessoria de condomínios, explica que para cada erro será gerada uma consequência direta. Por exemplo, uma má contratação pode trazer ao condomínio um serviço de péssima qualidade. Já o não cumprimento de obrigações trabalhistas pode gerar processos indenizatórios. Assim como a não observância de normas técnicas em obras e serviços poderá resultar na responsabilização civil e criminal do síndico.

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Vander Ferreira de Andrade: problemas com questões financeiras estão entre os principais erros cometidos pelos síndicos

“O melhor meio para contornar esses problemas é investir na capacitação de síndicos e conselheiros. Além, é claro, de trabalhar com uma administradora de qualidade, planejar, executar e acompanhar as demandas da gestão adotando-se ferramentas profissionais tais como o compliance”, avalia Andrade. Segundo o advogado, muitos dos problemas que ocorrem em condomínios residenciais podem ser evitados por meio de medidas preventivas e de atuação imediata.

A importância do planejamento

A administração de um condomínio é muito ampla, sendo que a gestão cotidiana envolve uma série de aspectos, que vão desde a parte de finanças até a manutenção predial, passando pela relação interpessoal entre moradores. E para dar conta disso, o diretor de condomínios da Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios de São Paulo (AABIC), Omar Anauate, destaca a importância de se ter um bom plano diretor.

“Mesmo não sendo uma empresa, os condomínios são cobrados como se fossem. Hoje em dia temos exigências fiscais e obrigações acessórias na gestão de tributos que são fundamentais para o condomínio fazer sua prestação de contas. Por isso é tão importante que os síndicos estabeleçam um planejamento e, assim, consigam desenvolver uma gestão baseada na transparência”, pontua.

Além disso, Anauate destaca ainda a importância de ter uma previsão orçamentária coerente e bem equilibrada, alinhada com o condomínio para que não se tenham surpresas ao longo do ano. Sendo que, dentro dessa questão ainda existem erros nos setores de controles de pagamentos e vencimentos, além do acompanhamento dos reajustes contratuais. “Quando há um aumento muito significativo nas taxas de juros, é fundamental a proatividade do gestor em negociar contratos, para que isso gere o menor impacto possível nas contas do condomínio”, explica o diretor.

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Omar Anauate: o Brasil não tem a cultura da manutenção preventiva

Outro ponto que merece atenção segundo o especialista é a questão tributária. “Hoje em dia quase todos os pagamentos têm retenções, municipais e federais. E como isso é uma responsabilidade do síndico, é importante que ele tenha certeza de que o processo está sendo feito da forma correta. Ainda mais se o trabalho for terceirizado via administradora”, avalia Anauate.

O especialista destaca ainda outros erros que, segundo ele, são os mais comuns na gestão de condomínios. Confira:

Ausência de manutenção preventiva

No Brasil não temos a cultura da manutenção. Por isso se torna super comum encontrar edifícios com o hall social impecável e apartamentos lindíssimos, mas a área comum praticamente abandonada. A gestão da manutenção muitas vezes é deixada de lado por falta de iniciativa ou por falta de verba.

Além disso, é comum encontrar condomínio com previsão orçamentária apertada ou com taxa mensal alta que acaba deixando a manutenção predial de lado. Só que se você fizer isso por muito tempo, com certeza o investimento para consertar será muito maior do que se se tivesse feito uma manutenção preventiva.

Assembleias mal preparadas

As assembleias devem ser muito bem preparadas, de acordo com a importância do assunto a ser tratado. E contar, até mesmo, com apoio jurídico quando envolve aprovações mais delicadas e que demandem um quórum legal qualificado. Além disso, o síndico deve fazer uma consulta para ver se o item realmente é sensível aos condôminos. Senão, a administração acaba empenhando esforços em assuntos que não são prioridade para os moradores. Situação mais comum de acontecer do que a gente imagina.

Outro erro nas assembleias tem a ver com os reajustes necessários para fechar a previsão orçamentária. Por pressão dos moradores, os síndicos acabam aprovando uma porcentagem inferior ao necessário e isso, em pouco tempo, pode acabar gerando um aumento duas ou três vezes maior para tapar o rombo. Sendo assim, os gestores e conselheiros precisam estar bem entrosados com a administradora para conduzir as decisões de forma que favoreçam ao condomínio.

Relacionamento com os moradores

O síndico pode ser qualquer pessoa, independentemente da profissão, idade ou vivência. Mas para gerir um condomínio é imprescindível que ele tenha jogo de cintura e mantenha um diálogo aberto com os moradores. Além disso, também não deve tomar as decisões sozinho. Quando você está cuidando do patrimônio e do bem-estar de muitas famílias, é importante poder contar com o apoio de uma administradora, por exemplo. Cada situação é única e, em muitos casos, não está prevista em contrato.

Entre outros cuidados, o gestor precisa ter um olhar mais coletivo e saber dividir um pouco da responsabilidade. Por isso, deve ter por perto uma orientação jurídica ou técnica na hora de tomar certas decisões. E, sempre que possível, tentar resolver o impasse através do diálogo e não pela punição. Mas, isso não quer dizer que ele não deva advertir ou multar um morador infrator, quando necessário.

Falta de conhecimento

Ao assumir uma nova gestão é indispensável que o síndico leia as regulamentações internas do prédio. Além disso, deve ter a iniciativa de se atualizar sobre todas as questões que envolvam o condomínio, como, por exemplo, ler o trecho do Código Civil que fala sobre condomínio edilício. Ou, pelo menos, deve se cercar de pessoas capacitadas que poderão lhe auxiliar. Com isso, o gestor poderá transferir para a administradora total poderes para gerir questões sensíveis, que requerem conhecimento específico e mais aprofundado. Situação que vale tanto para o síndico morador quanto para o profissional.

Demais erros

Finanças

• Realização de previsão orçamentária sem embasamento técnico

• Realização de previsão orçamentária distante da realidade condominial, não raro deixando de contemplar as manutenções obrigatórias

• Realização de previsão orçamentária sem contemplar a necessidade de um fundo de reserva

• Ausência de acompanhamento da execução orçamentária.

Serviços e Obras

• Contratação de empresas ou de prestadores sem diligência prévia da idoneidade e da qualidade do serviço oferecido

• Contratação com base exclusivamente no menor preço

• Falta de acompanhamento da execução dos serviços e das obras por pessoal técnico qualificado

• Inobservância das normas técnicas na realização dos serviços e obras

• Inobservância de prazos na realização dos serviços e obras.

Colaboradores

• Contratação de colaboradores sem diligência prévia da idoneidade e dos antecedentes

• Sonegação e inobservância de direitos trabalhistas

• Prática reiterada de assédio moral

• Desrespeito à condição humana de cada colaborador.

Fonte: Vander Ferreira de Andrade

Serviço

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