Para a segurança do síndico e dos condôminos, todo condomínio deve ter contabilidade regular, explica Marcello Seemann, empresário e ex-presidente do CRC/SC

Um dos maiores problemas para o condomínio é a inadimplência dos moradores. Mas, e quando a situação é inversa e o condomínio é que está devendo? O que fazer? “Trata-se de um desafio recorrente no dia a dia dos síndicos, que causa grandes impactos na administração, seja pela questão financeira, no orçamento ou pelo aspecto moral”, avalia o ex-presidente do Conselho Regional de Contabilidade de Santa Catarina (CRC/SC) e empresário contábil, Marcello Seemann. Para esclarecer as principais dúvidas na hora de resolver as despesas condominiais, o Jornal dos Condomínios entrevistou o conselheiro do CRCSC e o advogado Alberto Luís Calgaro, especialista em Direito Imobiliário.

Mas o que leva o condomínio a chegar a essa situação? Acumular pequenas dívidas? Pagar contas e tributos em atraso? Falta de planejamento? “Pela lógica, não deve faltar dinheiro para as contas, pois a arrecadação mensal da taxa de condomínio deve ser o necessário para cobrir todas as suas despesas mensais. Afinal, o condomínio não é uma empresa, não exerce atividade econômica e não possui lucro, mas tão somente realiza o rateio mensal das suas despesas entre os condôminos”, atesta Alberto Calgaro.

Segundo ele, o acúmulo de dívidas pelo condomínio, via de regra, é causado por má gestão do síndico - que gasta mais dinheiro do que poderia -, ou que calcula mal a previsão orçamentária para fixação do reajuste anual do valor da taxa condominial. Mas, de outro lado, afirma ele, há também as situações inesperadas como, por exemplo, um aumento imprevisível do percentual de inadimplência da taxa condominial, do reajuste de despesas com terceiros acima da inflação (salários de empregados, água, luz etc.).

Na verdade, diz Calgaro, é importante destacar que ser síndico é uma atividade complexa, pois ele administra o patrimônio de terceiros, assumindo inúmeras obrigações e, consequentemente, responsabilidades. “Ele é responsável pelo funcionamento do condomínio e, em alguns casos, pelos pagamentos e recebimentos. Sua responsabilidade é fazer a parte financeira de forma correta e prestar contas da arrecadação e utilização dos valores aos condôminos”, emenda Seemann.

Como evitar transtornos

Para Alberto Calgaro, é recomendável que o síndico busque o auxílio de profissionais para lhe assessorar na gestão. Uma boa empresa do ramo de administração e contabilidade condominial, por exemplo, saberá orientar o síndico sobre todas as obrigações legais, além de fazer o controle de folha de pagamento dos empregados do condomínio e a emissão das guias de recolhimento dos tributos e contribuições devidas.

Mesmo contando com a assessoria de uma empresa ou profissional, é importante destacar que o síndico continua sendo responsável pela administração do condomínio, motivo pelo qual – auxiliado por um Conselho Fiscal atuante - deve sempre conferir as guias emitidas e pagamentos realizados, de modo a se certificar que todas as obrigações estão sendo corretamente cumpridas.

“De tempo em tempo o síndico também deve solicitar certidões negativas junto aos órgãos públicos (INSS, Receita Federal e Municipal etc.) de modo a se assegurar de que não há nenhuma obrigação pendente, ou, se houver, para que possa resolvê-la o mais cedo possível”, alerta o advogado.

Ele lembra também que todos os anos as despesas condominiais sofrem reajuste e, igualmente, a taxa condominial deve ser reajustada, sob pena de ficar defasada e faltar dinheiro para o pagamento das despesas. “Caso o síndico perceba que vai faltar dinheiro para as despesas mensais, deve imediatamente dar conhecimento ao Conselho Fiscal, para que se identifique se é uma situação excepcional, ou se há a necessidade de reajustar a contribuição condominial”, ressalta Calgaro.

Nesse segundo caso, destaca o advogado, o síndico deve convocar uma Assembleia Geral Extraordinária, apresentando aos condôminos o déficit existente e propondo formas de aumentar a arrecadação do condomínio. Agindo assim, o síndico dá conhecimento da situação a todos e pode encontrar uma solução para fazer frente às despesas, dividindo a responsabilidade com a Assembleia Geral e não podendo ser acusado no futuro de ter omitido tal fato dos condôminos.

“Para a segurança do síndico e dos condôminos, todo condomínio deve possuir contabilidade regular, com Livros Diário e Razão, sendo o Livro Diário registrado em cartório, pois a contabilidade registra todas as operações ocorridas no CNPJ do condomínio”, aconselha o contador Marcello Seemann, lembrando que as administradoras e os escritórios de contabilidade precisam encaminhar ao condomínio, após o processamento das informações, toda a documentação, para que esta fique sob a guarda do condomínio.

“Documentos trabalhistas não devem ser descartados. Demais documentos como extratos bancários, despesas, etc. devem ser guardados por no mínimo cinco anos. Quando houver contratações de terceirizados, o condomínio deve exigir da empresa que foi contratada a cópia dos documentos do trabalhador. Esse processo é importante para verificar se a empresa terceirizada está pagando o salário correspondente, recolhendo o FGTS e INSS, pois como o trabalhador realiza suas atividades nas dependências do condomínio, este se torna corresponsável”, explica Seemann.

Confira as complicações para o condomínio

• Se o condomínio estiver com dívidas, estas estarão registradas no seu CNPJ, portanto não será possível emitir certidões negativas. Isso pode prejudicar as operações com bancos e fornecedores. Os impostos e contribuições como PIS sobre a folha de pagamento, INSS, FGTS, impostos retidos na fonte, ISS, IPTU, quando em aberto, são encaminhados posteriormente para Dívida Ativa. Esses impostos podem ser quitados de uma só vez ou, em alguns casos, podem ser parcelados.

• O síndico responderá civil e criminalmente caso seja comprovada alguma má-fé de sua parte em relação à administração. Sobre cobrar algo do síndico, sempre será na esfera civil ou criminal, para tentar reaver valores, caso o encarregado tenha causado algum dano ao condomínio.

• Quando o condomínio contrata uma administradora, ela fará o papel do financeiro, de arrecadar e pagar as contas, portanto terá as mesmas implicações que o síndico. Se houver alguma má-fé por parte da administradora do condomínio, ela sofrerá processos cíveis e criminais. De qualquer forma, as dívidas continuam sendo no CNPJ do condomínio.

• As dívidas do condomínio estão atreladas ao seu CNPJ. Se o proprietário do imóvel quiser vender seu apartamento e houver débitos no condomínio, o novo proprietário estará assumindo essa dívida.

• Em caso de dívidas de impostos, as contas irão para Dívida Ativa. Em caso de débitos com fornecedores, bancos, tais débitos constarão no Serasa e SPC. É importante frisar que as dívidas podem impedir operações bancárias e com os fornecedores.

Fonte: Marcello Seemann, contador

ENCARGOS

O condomínio possui inúmeras obrigações fiscais e previdenciárias, seja como contribuinte ou como substituto tributário. Os encargos, segundo Alberto Calgaro, podem variar conforme cada caso, mas em geral pode-se citar:

• Recolhimento de INSS sobre o pró-labore do síndico

• Recolhimento de INSS, FGTS, PIS sobre o salário dos funcionários

• Retenção e recolhimento de INSS, PIS/COFINS/CSLL e ISS quando da contratação de prestadores de serviços (essas obrigações podem variar conforme o enquadramento da empresa de prestação de serviços).

Condomínios não são imunes à emergência no caixa

Entre os principais desafios enfrentados diariamente pelo síndico está a missão de manter a saúde financeira do condomínio. Só que essa tarefa nem sempre é fácil, ainda mais quando o gestor tem alta taxa de inadimplência no prédio ou trabalha com um caixa bem apertado, com verba apenas para quitar as contas do mês. E, mesmo nas administrações mais cautelosas, podem ocorrer situações que exijam um maior jogo de cintura por parte do gestor, principalmente para que ele consiga driblar o problema e possa buscar mais recursos, reorganizando o caixa condominial para enfrentar o momento de turbulência, independentemente se for via financiamento ou rateio extra.

Financiamento x Rateio Extra

Quando o caixa do condomínio aperta, você sabe qual a melhor opção? De acordo com o administrador de empresas especializado em recursos humanos, Ricardo Karpat, diretor da Gábor RH de São Paulo, para cada caso existe uma opção certa. “Claro que o ideal é não deixar que o caixa do condomínio aperte, mas sabemos que nem sempre todos os fatores são controláveis e muitas vezes herdamos problemas de gestões anteriores. Dessa forma, devemos avaliar o cenário, realizar um planejamento e definir de quanto dinheiro precisamos e em quanto tempo. Com essa definição é que poderemos decidir com segurança qual é a melhor opção”, avalia o especialista.

Ainda segundo ele, em alguns casos, por mais que o financiamento acarrete no pagamento de juros, este acaba gerando redução financeira. E o principal exemplo é o investimento para realizar a rescisão dos funcionários e obras necessárias para implantação de uma portaria remota. Caso seja necessária a realização de rateio extra para ir juntando o montante necessário, o valor de rescisão vai ficando cada vez maior, fora os meses a mais pagos de salário. “Neste caso, na maioria das vezes, o financiamento significa uma grande economia financeira”, avalia Karpat.

Além disso, o financiamento é indicado em casos de investimentos em projetos de redução de custos, obras emergenciais, necessidades de manutenções não programadas, além de imprevisibilidade no âmbito jurídico. Já o rateio extra deve ser usado em situações como recomposição do fundo de reserva, quando é possível prever um gasto maior ou se o gasto pode ser pago parcelado.

Características de cada modalidade

Seja para quitar dívidas ou fazer frente a uma reforma emergencial, se o síndico estiver precisando de um reforço no caixa para cobrir gastos inesperados, é importante que ele saiba as vantagens e desvantagens de cada modalidade. Por isso, Karpat explica que enquanto o financiamento tem o custo dos juros, no rateio extra tem um tempo de arrecadação, que muitas vezes pode gerar custos elevados.

“Não podemos esquecer que vivemos problemas econômicos relevantes e que com isso muitos condôminos estão com dificuldades de pagar a cota condominial regular. Qualquer acréscimo pode significar aumento da inadimplência, sendo assim, o tiro (do rateio extra) sairia pela culatra”, explica o especialista.

Além disso, no rateio extra é importante que seja analisada a inadimplência do condomínio e o impacto financeiro que proporcionará. Já no financiamento, o foco deve ser na taxa de juros e na segurança da instituição. Como dica para o síndico que vai precisar de uma ajudinha para fechar os balanços no positivo, Karpat diz que é preciso focar no planejamento, controle e reserva financeira. “Para gerir o dinheiro dos outros, temos que ser extremamente conservadores, acompanhando o previsto x realizado mensalmente”, pontua.

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