Com a chegada do fim do ano, síndicos e administradoras de condomínios precisam voltar suas atenções para uma tarefa crucial: a elaboração da previsão orçamentária para 2025.

Essa etapa não só garante o equilíbrio financeiro do condomínio, mas também promove a transparência na gestão, evitando surpresas desagradáveis para os moradores, e assegura a manutenção dos serviços com eficiência.

Para isso, Letícia Duarte, síndica em Balneário Camboriú, instrutora de cursos de formação de síndicos que atua há 15 anos no segmento condominial, diz que o principal cuidado que todo gestor deve ter é o de montar a previsão orçamentária com base na realidade do empreendimento e não um copia e cola das edições anteriores.

“O síndico tem que ter claro que não adianta querer mostrar uma previsão orçamentária linda, sem reajuste, mas que no final se mostra sem efetividade. É importante estudar cada caso, revisar e negociar os contratos, verificar as manutenções do condomínio, pois talvez tenha alguma que está pendente de acontecer e seja mais estratégico incluir na previsão orçamentária e não fazer uma chamada extra”, pontua.

Entre os erros mais comuns na hora de montar o documento apontado por Rafael Sardá, que atua há 25 anos em administradora de condomínios em Florianópolis, estão o de subestimar gastos variáveis, como aumento no consumo de água ou energia; não considerar reajustes contratuais e inflação; e ignorar despesas sazonais, como manutenção de piscinas ou jardinagem.

“Para evitar incômodos, é essencial revisar o histórico de despesas, incluir margens de segurança e manter-se atualizado sobre índices de inflação e aumentos tarifários. Além disso, a participação de todos os responsáveis no planejamento pode trazer maior precisão à previsão. Como desafio, os gestores e diretoria têm a incerteza sobre imprevistos como consertos urgentes ou mudanças em regulamentações, e a resistência de condôminos a aprovar aumentos necessários no orçamento”, destaca Sardá.

Como montar uma boa previsão orçamentária

A montagem da previsão orçamentária é feita com base em uma análise das despesas de administração, conservação e manutenção do empreendimento. Segundo a administradora especialista em condomínios Rosely Schwartz, professora do curso de Administração de Condomínios e Síndico Profissional da Fundação Escola de Comércio Álvares Penteado (FECAP), tendo em mãos a planilha com o resumo dos demonstrativos financeiros com os gastos do período anterior, pode-se começar a montar a nova planilha para a previsão orçamentária do próximo período.

Ela defende que é muito importante que as receitas e despesas ordinárias sejam separadas das receitas e despesas extraordinárias. Pensando nisso, montou um passo a passo, confira:

1. Transcrever para uma planilha, separada por mês, todos os valores gastos, agrupados de acordo com o plano de contas preestabelecido, por exemplo: salários, encargos sociais, consumo de água e energia, elevadores, manutenção, consertos e reformas, despesas administrativas, despesas diversas, imobilizado e equipamentos. Fazer a soma de cada coluna (vertical);

2. Criar uma coluna após o último mês e realizar a soma das despesas de cada uma das contas. Exemplo: quanto foi o gasto no ano com salário, encargos, etc. Fazer a soma de cada linha (horizontal);

3. Criar mais uma coluna para realizar a média dos valores gastos no período;

4. Em uma nova planilha, com todas as colunas em branco para o próximo período e tendo como ponto de referência os valores apurados como média, é possível lançar em cada mês as variações que ocorrerão e manter os valores quando não terão aumento, como: reajuste de contrato, dissídio dos empregados, aumento médio dos serviços das concessionárias e novas manutenções e consertos e reformas, que foram indicados pelo zelador ou pelo gerente predial;

5. Realizar a soma como na planilha anterior e calcular a nova média para as despesas mensais. Com base nesse valor total é que será feito o cálculo do rateio.

A especialista explica que, após avaliar os valores que serão necessários para cobrir as despesas, é importante que sejam também analisadas as receitas, como estão os recebimentos, se a inadimplência está controlada e se, com a entrada dos acordos, é possível receber o valor para cobrir as despesas. Se isso ocorrer, não será necessário incluir na previsão a diferença que não é recebida.

“Uma recomendação importante é que o síndico, a administradora de condomínios e o zelador ou gerente predial se reúnam para elaborarem a previsão orçamentária. É fundamental que se tenha um estudo bastante sério sobre os índices de reajustes que irão ocorrer no próximo período, além do levantamento de cada setor do que será necessário para cumprir as tarefas habituais e as que não fizeram parte do orçamento anterior”, exemplifica Rosely.

Apresentação e aprovação

Depois de concluída, a previsão deve ser apresentada para os condôminos. Nesse momento, o síndico deve expor detalhadamente cada item do documento e justificar os valores projetados, com total transparência. Como lembra a síndica Letícia, é nesse momento que o gestor vai poder expor todo o estudo que desenvolveu para chegar naquele valor a ser aprovado. Além disso, os moradores poderão opinar e, se necessário, ajustarem pontos do orçamento.

O advogado Gustavo Camacho, especialista em questões condominiais, explica que a aprovação desse documento deverá ser realizada em assembleia geral de condôminos especialmente convocada para esta finalidade, o que se dá com maioria simples dos condôminos presentes ao ato assemblear. Sendo que a regra jurídica será a mesma, independentemente do tipo ou porte. O que muda é a complexidade administrativa na realização dos orçamentos e gestão dos contratos para a consideração dos indexadores de atualização.

“A previsão orçamentária poderá ser revista a qualquer tempo, também por intermédio de assembleia geral de condôminos e aprovada por maioria simples dos presentes. Com a possibilidade de realização de assembleias virtuais e em sessão permanente, conforme disposto pelos artigos 1353 e 1354-A do Código Civil, há uma maior facilidade na obtenção dos quóruns especiais”, reforça Camacho.

O especialista destaca ainda que além da previsão, os condomínios ainda têm as despesas extraordinárias - consubstanciadas pelas benfeitorias úteis, necessárias, voluptuárias, úteis em acréscimo às existentes e que alteram a fachada -, que também deverão ser aprovadas em assembleia especialmente convocada, mas desde que sejam obtidos o quórum legal aplicável para cada uma das espécies previstas.

Planejamento estratégico valoriza o patrimônio

O planejamento orçamentário também se destaca como uma ferramenta essencial para a valorização do patrimônio, manter as manutenções em dia e garantir a saúde financeira do condomínio são fatores decisivos para agregar valor aos imóveis.

A Assembleia Geral Ordinária (AGO), momento em que o orçamento é aprovado, exige preparação e técnica. Segundo Marcelo Borba, gerente comercial de administradora que atua na região sul e em São Paulo, uma abordagem didática e o uso de vocabulário claro e direcionado são indispensáveis para conquistar a confiança dos condôminos. “Não são apenas números; é preciso apresentar um planejamento de ações concreto e fundamentado. Quando o síndico apresenta uma previsão orçamentaria e se utiliza um vocabulário correto e direcionado isso também fortalece a sua reputação perante os condôminos. Ele deve ter uma didática na hora de apresentar o orçamento, pois o seu papel é trazer os números para que os condôminos possam tomar a decisão. Quanto mais ele apresentar dados, e quanto mais ele apresentar profundidade no que ele está falando mais vai aumentar a sua reputação, o que é algo muito importante para qualquer síndico”, destacou.

Além de contribuir para decisões mais assertivas por parte dos moradores, uma apresentação sólida também fortalece a confiança do gestor. “Um síndico que consegue demonstrar resultados e aplicar técnicas adequadas tem um grande diferencial na sua gestão”, afirmou. Ele ressaltou ainda a importância de uma política de compliance, que, além de garantir a transparência, fortalece a atuação dos conselheiros:

"Para os síndicos que não têm experiência em finanças vale a pena realizar cursos, contar com uma boa planilha e trazer o conselho fiscal para construir junto o planejamento. Hoje o síndico que consegue demonstrar o resultado tem um diferencial. Conheço muitos que realizam coisas incríveis no condomínio, mas quando chega na assembleia de prestação de contas não mostra o resultado que entregou, que quando vai realizar a previsão orçamentária não mostra o que está prevendo de benfeitorias para o condomínio".

Implicações em caso de erro

O erro na previsão orçamentária acabará por consumir o caixa do condomínio e, caso não seja percebido a tempo acabará por consumir o fundo de reserva que será utilizado como garantia do fluxo de caixa do espaço. Camacho explica que o síndico deve manter um controle recorrente do fluxo de caixa do empreendimento, sendo que se notar que a previsão orçamentária está aquém da necessidade financeira do condomínio, deverá convocar uma assembleia geral para que seja promovida a revisão da previsão.

“Se a previsão orçamentária estiver ‘furada’ e o síndico vier a consumir indevidamente o fundo de reserva para pagamento das despesas ordinárias, além da possibilidade de destituição pela prática de irregularidades (artigo 1349 do CC), as contas poderão ser reprovadas ao final do exercício e o síndico poderá ter a responsabilidade de repor o fundo de reserva utilizado de maneira indevida”, explica Camacho. Esse procedimento poderá ocorrer a qualquer momento durante o período da gestão, mas desde que a assembleia para essa finalidade seja convocada no tempo e modo especificados pela Convenção.

O advogado destaca a importância de reforçar que o fundo de reserva constitui despesa extraordinária e não deve se misturar às despesas ordinárias do empreendimento. Sobretudo porque há uma distinção na legitimidade de quem irá contribuir para cada item citado, como por exemplo: na forma dos artigos 22 e 23 da Lei do Inquilinato, locatários contribuem apenas com as despesas ordinárias do condomínio, de modo que as despesas extraordinárias são de incumbência dos condôminos.

O que pesa na previsão

Conforme explica Sardá, o peso das despesas varia conforme o perfil e as necessidades do condomínio, mas geralmente os custos com pessoal, como porteiros, faxineiros e segurança, representam a maior parte do orçamento, entre 40% e 50%.

Já a água e energia elétrica costumam ficar em torno de 20% a 30%, enquanto contratos de manutenção, como elevadores, jardinagem e equipamentos, podem representar 15% a 25%. Outros gastos, como fundo de reserva e despesas administrativas, geralmente ocupam a fatia restante.

Previsão orçamentária x Prestação de contas

A previsão orçamentária e a prestação de contas fazem parte das atribuições legais do síndico apontadas no art. 1348 do Código Civil. Entretanto, Rosely lembra que a prestação de contas e a previsão orçamentária são instrumentos de gestão distintos, mas que trabalham em conjunto.

Ela explica que a previsão orçamentária fornece ao síndico antecipadamente a quantidade de recursos necessários para atender às obrigações de determinado período, geralmente de um ano, de acordo com o que determina o Código Civil, art. 1.350. Já a prestação de contas demonstra, de forma ordenada, os resultados de toda a movimentação ocorrida durante o período em análise.

“É fundamental que sejam separadas as contas ordinárias e das extraordinárias, tanto na receita como na despesa. Esse cuidado será muito importante quando for feita, na prestação de contas, a comparação entre o previsto e o realizado, demonstrando conhecimento e planejamento correto por parte do síndico e da administradora”, pontua a especialista.

Sua definição é complementada por Sardá, que defende que a prestação de contas deve ser apresentada de forma clara e organizada, destacando como os valores arrecadados foram utilizados em relação ao que foi planejado no orçamento. Isso inclui mostrar os gastos previstos versus os gastos realizados, explicando eventuais diferenças, como custos extras ou economias.

“Essa integração permite identificar onde ajustes podem ser feitos no futuro, além de facilitar o planejamento do próximo orçamento. Transparência é essencial, e ferramentas como planilhas detalhadas ou sistemas digitais de gestão podem ajudar a manter os condôminos informados de maneira prática e acessível. Esse processo também fortalece a confiança entre o síndico e os moradores, promovendo uma gestão mais colaborativa e eficiente”, reforça Sardá.