Especialista dá dicas de quais documentos um condomínio deve guardar e por quanto tempo e as implicações e riscos de não fazê-lo corretamente

Algo que frequentemente acabamos nos esquecendo no dia a dia de um condomínio, como armazenar um simples documento, pode se tornar uma grande dor de cabeça para síndicos e condôminos.

O que normalmente acontece, é que as pessoas não imaginam que a responsabilidade de guarda destes documentos é regida por lei!! Sem contar que, em alguns casos, o tempo regulamentado para guarda de alguns documentos pela legislação vigente, pode chegar a mais de três décadas; Enquanto outros nem sequer podem ser descartados, tais como os que se referem a processos trabalhistas e prontuários de funcionários do condomínio por exemplo.

Além de serem extremamente valiosos para o histórico, controle, e tomada de decisão futura pelo síndico e/ou membros do conselho, tais documentos podem servir ainda como prova frente a possíveis futuras ações trabalhistas, ou fiscalizações que podem ocorrer a qualquer momento.

Outro motivo importante para se ter tudo organizado, é o fato de que num eventual processo contra o condomínio, este pode acabar perdendo mesmo estando correto, simplesmente por não ter os documentos guardados e, consequentemente, não conseguir provar sua "inocência"!

É fato que o e-social, deve começar a ajudar os condomínios a se organizarem, à medida em que, a partir de sua implementação, muitos desses referidos documentos, passarão a ser imputados dentro do sistema, com possibilidade de consulta tanto do condomínio quanto dos órgãos federais, estaduais e municipais. Isso por si só já vai obrigar aos síndicos ficarem atentos a este tema, pois as autuações são bastante pesadas para quem não coloca os documentos no sistema, e nos prazos estipulados pela legislação.

Mas isso não torna o assunto menos importante, absolutamente. Muito pelo contrário, com estes cruzamentos de dados que propicia o e-social, a fiscalização será certamente infinitamente mais rigorosa do que é hoje; E com isso, o condomínio pode facilmente necessitar de algum documento antigo para se defender de eventual ação e/ou autuação do ministério público, e caso não o tenha, pode se dar mal.

Há quem opte por deixar a guarda desses documentos a cargo da administradora, porém esse é um assunto que tem de ser acompanhado de perto! Inicialmente tem de se verificar se a administradora está apta a fazer este serviço, e ainda se a mesma tem alguma taxa extra pelo serviço.

Verificadas essas questões, se o condomínio optar pela guarda na administradora, precisa também estar sempre de olho para garantir que isso está sendo feito efetivamente e da maneira correta; em quais instalações esses documentos estão sendo guardados; se existe risco de perda dos mesmos e quais as precauções que a administradora está tomando preventivamente; e por último, mas não menos importante, como a administradora pretende lidar com tudo isso caso eventualmente seja substituída, pois é bastante comum numa transição entre administradoras, que alguns desses documentos "se percam" no meio do caminho…

Mas nem tudo está perdido!! Hoje com o advento de novas tecnologias, já existem empresas especializadas, e até mesmo administradoras que criaram departamentos especializados em digitalizar e guardar esses documentos!! Essa é a forma mais fácil de garantir que tudo está protegido, com backup, na nuvem e/ou em servidor, garantindo fácil acesso quando precisar.

Mas lembre-se, é preciso se atentar para o passado também. Não adianta contratar empresa ou começar a organizar tudo daqui pra frente e esquecer o que já passou, pois como abordamos no início deste artigo, alguns documentos não podem ser descartados. A sugestão então é contratar uma dessas empresas para que armazene e/ou digitalize absolutamente tudo que o condomínio já produziu de documentos até o momento, e só então passe a olhar como deve proceder daqui para frente.

E para facilitar o esclarecimento deste assunto, separamos abaixo alguns documentos mais importantes, bem como os prazos pelos quais estes devem ser armazenados e/ou renovados:

Por fim, esperamos ter ajudado no esclarecimento da importância deste tema e esperamos que isso possa refletir positivamente na gestão do seu condomínio.

Matéria originalmente publicada em IG Economia