Advogado dá dicas de organização dos documentos para apresentar na Assembleia Geral Ordinária
De acordo com o Código Civil, a Prestação de Contas e Previsão Orçamentária do condomínio devem ser feitas e aprovadas anualmente em assembleia. Geralmente, costumam ser feitas no início do ano e o síndico deve deixar toda a documentação pronta. Para ajudar nesta importante tarefa, o advogado Rogério Manoel Pedro, especialista na área, faz uma lista dos documentos a serem apresentados e prepara algumas dicas para ordenar a convocação da AGO (Assembleia Geral Ordinária) e a documentação necessária.
Entre os documentos obrigatórios, estão os balancetes mensais do período da gestão do síndico, antecipadamente analisados pelo Conselho Fiscal. Também é importante apresentar os extratos bancários (conta corrente, poupança, aplicações financeiras) tirados no dia da assembleia, para apresentar a situação real e atualizada dos recursos financeiros do condomínio. Certidões negativas do INSS, FGTS e Receita Federal, Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (AVCB) e documentos do seguro do prédio também são apontados como necessários para dar transparência à gestão.
Além desses, o advogado recomenda que os conselheiros emitam um parecer à parte sobre as contas prestadas pelo síndico, apontando resumidamente os pontos que receberam comentários e suscitaram dúvidas, os esclarecimentos (ou omissão) do síndico sobre esses pontos, e a recomendação para a assembleia aprovar: aprovar com restrição ou reprovar as contas apresentadas. Esse parecer deverá ser anexado à ata desta assembleia, ou, caso seja emitido de forma oral, ser registrado em ata.
O síndico poderá também apresentar um resumo das contas e realizações do período de sua gestão, através de um sucinto relatório a ser distribuído aos presentes, ou apresentação por Power Point.
Além das dicas indicadas, o advogado diz que é importante que o síndico tenha em mãos todos os balancetes de sua gestão já conferidos e assinados pelos conselheiros até a data da AGO, bem como tenha sanado as eventuais irregularidades e comentários apontados por aqueles, de modo que a assembleia possa transcorrer de forma tranquila.
COMO ORGANIZAR OS DOCUMENTOS
• Lançamento do Edital, incluindo como item de pauta a prestação de contas
• Convocação de todos os condôminos para a assembleia
• Disponibilizar a todos os presentes os balancetes do período para eventuais consultas, que geralmente ficam numa mesa, organizados por ordem cronológica, para livre acesso dos interessados
• Apresentação de um resumo das contas e realizações do período de sua gestão, através de um relatório a ser distribuído aos presentes ou apresentação por Power Point
• Exposição dos membros do Conselho sobre as contas prestadas e a recomendação (ou não) de sua aprovação
• Espaço para os condôminos apresentarem dúvidas e pedidos de esclarecimentos ao síndico e ao conselho fiscal
• Votação.
Saiba mais
Assembleia Geral Ordinária (AGO): É obrigatória por lei e deve ser realizada uma vez por ano. O foco é a prestação de contas, aprovação das despesas dos últimos 12 meses e a previsão orçamentária para o próximo ano. Muitos condomínios aproveitam a AGO para fazer a eleição de síndico, subsíndico e conselho fiscal.
Assembleia Geral Extraordinária (AGE): São realizadas várias vezes ao ano para aprovar despesas emergenciais e assuntos gerais que não foram discutidos na AGO.
Assembleia Geral de Instalação (AGI): É feita para constituir um condomínio que acabou de ser entregue pela incorporadora.
