Embora ainda seja um tema recente no universo condominial, a sucessão tecnológica representa a evolução da tradicional entrega de documentos entre um síndico e seu substituto. A diferença é que boa parte desse patrimônio deixou o papel e passou a existir em ambientes digitais.

Segundo o advogado Alberto Calgaro, especialista em questões condominiais, sucessão tecnológica é o conjunto de procedimentos que garante a transferência segura de credenciais, certificados digitais, licenças e bases de dados ao novo gestor. "O que hoje chamamos de herança digital sempre existiu sob a forma de herança documental. Antes eram pastas físicas e arquivos em papel. Agora, essa sucessão acontece predominantemente por meio eletrônico", explica.

A digitalização trouxe mais eficiência à administração, mas também criou uma forte dependência tecnológica. Rafael Sardá, diretor da Sensato Contabilidade Empresarial e Condomínios, destaca que praticamente toda a rotina do condomínio está concentrada em plataformas digitais, como internet banking, certificado digital, sistemas de gestão, emissão de boletos, folha de pagamento, eSocial, controle de acesso e reservas de áreas comuns. "Hoje, praticamente toda a operação depende desses sistemas. Sem eles, a administração simplesmente não consegue funcionar normalmente", afirma.

Quando a tecnologia para o condomínio também para

O maior risco surge quando todo esse ambiente digital fica concentrado em uma única pessoa. Se o síndico falece ou é afastado de forma inesperada, o problema vai muito além da perda de senhas.

Calgaro lembra que o síndico é o representante legal do condomínio e apenas quem estiver regularmente investido no cargo pode exercer essa função. "Sem um representante legal ativo, providências que dependem da autenticação do síndico deixam de ser realizadas e até mesmo as contas bancárias podem ser bloqueadas para novas movimentações", alerta.

Na prática, segundo Sardá, os impactos são imediatos. Salários, tributos, pagamentos a fornecedores e atendimento aos moradores não podem esperar. "Conhecer a senha do antigo síndico não resolve o problema. Bancos, órgãos públicos e fornecedores exigem comprovação de quem é o novo representante legal", reforça.

Essa situação já foi vivida pelo síndico profissional Rodrigo Cantú. Ao assumir a gestão de um condomínio, encontrou todas as informações digitais concentradas em uma única pessoa, sem inventário de logins ou procedimento de transição. A nova administração perdeu o acesso ao sistema de gestão e até ao cadastro de moradores.

"Foi necessário recuperar acessos junto aos fornecedores, comprovar a legitimidade da nova gestão e reconstruir informações que não possuíam backup. Isso gerou atrasos, dificuldades na comunicação e prejuízos à continuidade dos serviços", relata o gestor.

Para Cantú, a experiência reforçou que a entrega dos ativos digitais deve ser tão organizada quanto a dos documentos físicos. "A herança digital deixou de ser apenas uma questão tecnológica e passou a fazer parte da governança e da gestão de riscos dos condomínios”, destaca.

O patrimônio digital pertence ao condomínio

Calgaro destaca que e-mails institucionais, documentos em nuvem, certificados digitais, relatórios financeiros e cadastros de moradores pertencem ao condomínio, não ao síndico. "O condomínio é o controlador dos dados e proprietário de todo o acervo. O síndico é apenas o gestor temporário dessas informações", explica. Assim, todos esses ativos devem ser entregues ao fim do mandato, e sua retenção ou exclusão pode gerar responsabilização civil e criminal.

Sardá acrescenta que os condomínios precisam evitar a concentração dessas informações em contas pessoais. E-mails institucionais, autenticação em dois fatores, códigos de recuperação e tokens bancários devem permanecer vinculados ao condomínio, não ao telefone ou e-mail particular do síndico.

Planejamento evita o "apagão digital"

Os especialistas concordam que prevenir é mais eficiente do que recuperar acessos em uma emergência. Calgaro defende que a convenção condominial estabeleça regras para a sucessão tecnológica, prevendo contratação de sistemas em nome do CNPJ do condomínio, uso exclusivo de e-mails institucionais, prazos para transferência dos acessos e troca imediata de senhas ao fim de cada gestão.

Sardá recomenda ainda um plano formal de contingência, reunindo inventário de sistemas, certificados digitais, contratos, usuários autorizados, fornecedores e procedimentos de recuperação. "Não basta possuir os arquivos. É preciso saber onde estão, quem pode acessá-los e como recuperá-los rapidamente", afirma. Ele também recomenda gerenciadores corporativos de senhas, acessos individualizados e diferentes níveis de permissão para síndico, subsíndico e administradora.

Já Cantú destaca a importância de manter backups periódicos de cadastros, documentos, sistemas, aplicativos, plataformas de gestão, listas de contatos e redes sociais, armazenados em nuvem e, sempre que possível, também em dispositivos físicos. "O backup precisa estar sempre atualizado. É uma medida simples, de baixo custo e que garante mais segurança e continuidade dos serviços", ressalta.

A sucessão começa antes da troca de gestão

Calgaro explica que, quando ocorre a substituição do síndico, é necessário formalizar a mudança conforme a convenção ou em assembleia, registrar a ata, atualizar o responsável pelo CNPJ na Receita Federal, emitir novo certificado digital, regularizar os cadastros bancários e redefinir as credenciais junto aos fornecedores.

Para Sardá, quanto mais organizado for esse processo, menores serão os impactos para o condomínio. O plano de continuidade deve ser revisado periodicamente e atualizado sempre que houver troca de síndico, mudança de administradora ou implantação de novos sistemas.

Mais do que uma tendência, a herança digital tornou-se parte da gestão condominial moderna. Proteger esse patrimônio e garantir sua transmissão segura entre uma gestão e outra é essencial para assegurar a continuidade da administração e evitar prejuízos financeiros, jurídicos e operacionais.

Confira alguns passos que vão ajudar a reaver o controle do condomínio:

1 - Formalização e Registro da Ata: Convoque e realize uma Assembleia Geral Extraordinária (ou utilize a previsão de substituição automática da Convenção), para formalizar a assunção do substituto legal ou a eleição do novo gestor. Registre a ata no Cartório de Registro de Títulos e Documentos para dar publicidade e validade jurídica ao ato perante terceiros.

2 - Atualização do CNPJ na Receita Federal: Com a ata registrada, acesse o portal do Governo Federal e emita o Documento Básico de Entrada (DBE) para alteração do responsável perante o CNPJ. Será necessário enviar a ata e os documentos do novo síndico. A Receita Federal realizará a troca do CPF atrelado ao CNPJ do condomínio.

3 - Emissão do Novo e-CNPJ: Assim que o CNPJ estiver atualizado com o nome do novo síndico no site da Receita Federal, agende o atendimento em uma Autoridade Certificadora. Leve a Ata Registrada, a Convenção e os documentos pessoais do novo síndico. O certificado antigo será revogado e um novo e-CNPJ será emitido.

4 - Regularização Bancária: Compareça à agência bancária do condomínio (ou acesse o suporte do banco digital) com a nova ata registrada em cartório, o CNPJ atualizado e o novo e-CNPJ. O banco fará a alteração dos operadores da conta, bloqueando em definitivo o acesso do síndico anterior e liberando as chaves de acesso para o novo síndico.

5 - Redefinição de Credenciais Master (Softwares e Nuvem): Acesse as plataformas e/ou sites ou central de atendimento das empresas com as quais o Condomínio possui contrato (prestadores de serviços, provedores de e-mail etc.), apresentando a ata de eleição e solicite a troca dos acessos e senhas do Condomínio, além da revogação das senhas anteriores, de modo que fiquem sob o controle exclusivo do novo síndico.

Fonte: Alberto Calgaro

Os ativos digitais que todo condomínio deve proteger

É recomendável que o condomínio mantenha um inventário atualizado dos principais ativos digitais e dos responsáveis por cada um deles.

✓ Certificado digital (e-CNPJ): controle a validade, a localização, as senhas, os responsáveis pelo uso, o procedimento de renovação e a possibilidade de revogação. Não vincule exclusivamente ao computador ou ao dispositivo pessoal do síndico.

✓ Portais e serviços públicos: mapeie todos os acessos aos sistemas da Receita Federal (e-CAC), eSocial, FGTS Digital, DET, Conectividade Social, portais estaduais e municipais e demais serviços oficiais. A conta Gov.br é pessoal e não deve ser compartilhada.

✓ Autorizações e procurações eletrônicas: mantenha as autorizações de acesso atualizadas, com prazo e escopo definidos. Faça revisão ou cancelamentos sempre que houver troca de gestão.

✓ Acessos bancários: cada usuário deve possuir credenciais próprias, com níveis de permissão e limites de movimentação definidos. Documente regras de aprovação de pagamentos, tokens, dispositivos de segurança e procedimentos para substituição emergencial dos responsáveis.

✓ Sistema de gestão do condomínio: o software deve contar com, no mínimo, dois administradores autorizados. O condomínio precisa saber quem é o titular do contrato, como solicitar a exportação dos dados e quais são os procedimentos para recuperação das informações em caso de troca de administradora ou fornecedor.

✓ Canais oficiais de comunicação: e-mail institucional, domínio do site, telefone e WhatsApp Business devem pertencer ao condomínio, e não ao gestor. Tenha autenticação em dois fatores, cópias de segurança e os procedimentos para transferência desses acessos entre gestões.

✓Armazenamento de documentos e backups: organização em nuvem, cópias de segurança, política de retenção e possibilidade de exportação dos arquivos.

✓Proteção de dados e LGPD: controle de acesso aos dados dos moradores, funcionários, visitantes, inadimplentes e prestadores de serviço.

✓Contratos, seguros e fornecedores: acesso às apólices, contratos vigentes, contatos emergenciais, portais de concessionárias e dados para pagamentos.

✓Desligamento e troca de gestão: documente procedimento obrigatório para cancelar usuários, revogar procurações, trocar senhas, recolher dispositivos e transferir documentos.

✓Testes periódicos: o condomínio deve simular a indisponibilidade do síndico e verificar se outra pessoa autorizada consegue acessar os sistemas e manter os serviços essenciais.

Fonte: Rafael Sardá