No decorrer do ano, a gestão do síndico envolve responsabilidades administrativas, financeiras, trabalhistas e técnicas que demandam controle rigoroso e acompanhamento contínuo.

Segundo a professora e especialista Rosely Schwartz, a falta de planejamento pode comprometer tanto a saúde financeira do condomínio quanto a segurança dos moradores. “O síndico precisa ter capacitação para organizar as atividades ao longo do ano e contar com o apoio da administradora para estruturar um planejamento anual consistente”, orienta.

Com organização e previsibilidade, o condomínio reduz riscos, evita surpresas financeiras e fortalece a confiança dos condôminos na gestão. “Planejar é a melhor forma de garantir transparência, segurança jurídica e valorização do patrimônio”, destaca a especialista.

Saiba as principais medidas que devem integrar o planejamento anual para assegurar transparência, conformidade e preservação do patrimônio coletivo:

Planejamento anual

O síndico deve prever despesas e providências fundamentais, como renovação do seguro, inspeções técnicas obrigatórias, manutenção de elevadores, verificação das instalações elétricas e de gás, inspeção de para-raios e atualização do AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros). Também é recomendada a realização da inspeção predial conforme a NBR 16.747/2020 da ABNT, além da análise periódica de contratos com fornecedores e da elaboração detalhada da prestação de contas anual.

O que o síndico deve observar:

• Seguro: verificar o vencimento da apólice de seguro e se todas as benfeitorias realizadas foram incorporadas ao contrato;

• Limpeza das caixas d’água: planejar a data semestral. Após a limpeza das caixas, realizar a análise de vários pontos do condomínio com empresa independente daquela que fez a limpeza das caixas;

• Desinsetização: agendar o trabalho semestral;

• Brigada de incêndio: realizar o treinamento dos funcionários a cada ano;

• Extintores e mangueira de incêndio: contratar uma empresa habilitada para fazer a inspeção anual dos equipamentos;

• Instalações elétricas: verificar a periodicidade que deve acompanhar o prazo do AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros);

• Para-raios: contratar profissionais habilitados para inspeção e manutenção;

• Instalações de gás: fazer a inspeção anual para certificar-se de que o condomínio não apresenta vazamentos, tanto na central como nas unidades;

• Elevadores: solicitar à empresa contratada para a manutenção dos elevadores um laudo anual, com o recolhimento de ART do engenheiro responsável pelos equipamentos;

• AVCB: verificar o prazo de validade. Em Santa Catarina, o Atestado de Vistoria do Corpo de Bombeiros (equivalente ao AVCB, chamado no estado de Atestado de Vistoria para Funcionamento) tem validade de 1 (um) ano para os condomínios residenciais. Todo o processo de emissão e pagamento é feito on-line, via sistema e-SCI do CBMSC.

• Contrato com fornecedores e prestadores de serviços: avaliar se os preços cobrados atualmente estão condizentes com os valores oferecidos pelo mercado e o prazo destes contratos;

• Inspeção predial: aprovar em assembleia a contratação de uma empresa para realizar a inspeção predial, de acordo com a NBR 16.747/2020 da ABNT, para prevenir problemas estruturais que podem se agravar ao longo do tempo;

• Orçamento anual: manter a análise mensal atualizada dos recebimentos e pagamentos para facilitar a elaboração do orçamento que será apresentado na próxima assembleia;

• Prestação de contas anual: elaborar um relatório com todas as importantes ações que ocorreram durante o ano para ser apresentada na assembleia anual. Inclua fotos, datas dos fatos e valores, além de gráficos que evidenciam a movimentação financeira no período indicada nos demonstrativos financeiros mensais.

Planejamento mensal

Entre as ações mensais consideradas estratégicas estão a conferência da emissão de boletos e da folha de pagamento dos funcionários, o controle de inadimplência, a conciliação bancária e o monitoramento do consumo de água para evitar desperdícios e custos inesperados. Essas medidas permitem manter o equilíbrio do orçamento e prevenir déficits na conta ordinária.

Entre as principais ações que ocorrem durante o mês, estão:

• Boletos: analisar se os valores relacionados no relatório das emissões dos boletos para os condôminos estão corretos, os quais serão enviados com a antecedência para pagamento dentro do prazo acordado;

• Horas extras: conferir se todas as horas extras e outras verbas ocasionais foram lançadas na folha de pagamento dos empregados do condomínio;

• Pagamento de contas: efetuar o pagamento de todas as contas que vencem durante o mês, certificando-se de que foram contratadas e realizadas;

• Caixa: verificar se os recebimentos e pagamentos estão de acordo com o previsto no orçamento, evitando saldo negativo da conta ordinária;

• Notas fiscais: avaliar, quando houver a contratação de pessoal terceirizado, como portaria e limpeza, a correta emissão da nota fiscal e a apresentação da folha de pagamento individual em nome do condomínio;

• Tributos e impostos: checar se as retenções dos tributos dos terceirizados e encargos sociais foram recolhidos no prazo;

• Realizar a conciliação bancária: comparando os valores com o saldo apresentado no Demonstrativo Financeiro mensal;

• Inadimplência: verificar o saldo da inadimplência, indicar as ações que devem ser adotadas pela administradora e encaminhar para o escritório de advocacia quando as medidas administrativas não surtiram efeito para o pagamento do débito;

• Monitorar o consumo de água diariamente: para evitar vazamentos que possam elevar bruscamente o valor pago e, caso seja identificada alteração, realizar vistoria nas áreas comuns e, depois, nas unidades.

“O síndico e a empresa administradora, tendo essas informações organizadas e bem planejadas, proporcionarão maior transparência, confiança e segurança de que os valores pagos pelos condôminos estão sendo bem administrados e que o patrimônio está sendo valorizado pelas manutenções bem realizadas”, finaliza Rosely.