Na troca de gestão é esperado do antigo síndico que ele cumpra o processo de transição, transmitindo as informações relevantes e repassando os documentos do condomínio ao novo gestor. Porém, acontece de alguns síndicos não poderem acompanhar e auxiliar na mudança. Quando isso ocorre, tudo fica mais difícil para o representante eleito, principalmente quando o condomínio não conta com o serviço de uma empresa administradora. Não se sabe se há dívidas ou contas a pagar, quais as pendências, providências urgentes, manutenções realizadas, saldo em conta.
O primeiro documento da transição é a ata que elege o novo síndico, conforme explica o diretor e contador da Exato Contabilidade, Rodrigo Machado: “A ata deve ser registrada em cartório para, consecutivamente, alterar o responsável legal junto a Receita Federal (CNPJ), fazer o novo cartão de assinaturas e senhas no banco e torná-lo representante legal junto aos fornecedores e contratados”.
Machado aconselha que logo após a assembleia geral ordinária seja marcada uma reunião a fim de que sejam transmitidas as informações ao novo síndico. “Na reunião o síndico destituído repassa ao síndico eleito os documentos e dados importantes para a continuidade dos trabalhos. Ele deve ser inteirado das contas parceladas a pagar, das despesas contratadas como ordinárias e datas de vencimento, do percentual de inadimplência, projetos já aprovados pela assembleia e ainda pendentes”, enumera.
O síndico profissional Claudio Schutz destaca a importância do síndico destituído elaborar um relatório da gestão para o novo ocupante do cargo. “É um relatório básico sobre o que foi feito e o que ficou pendente na gestão. Quanto mais detalhado for o relatório mais ajudará a nova administração”. Além disso, Schutz alerta que é imprescindível que o condomínio mantenha contato com o ex-síndico, solicitando a atualização dos números de telefone e endereço, em caso de dúvidas referentes à gestão anterior. “Quando termina o meu mandato fico a disposição dentro de um prazo pré- estabelecido para que eles façam as perguntas necessárias. É preciso manter um diálogo aberto e sincero”, orienta.
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Os funcionários também exercem papel importante na transição do síndico, já que conhecem o dia-a-dia do condomínio. Claudio Schutz conta que alguns síndicos assumem o cargo e substituem todos os empregados do condomínio abruptamente. No entanto, Schutz recomenda que a análise dos funcionários seja feita com muita cautela. “Avalio no decorrer de alguns meses se a equipe está se adaptando ao meu ritmo de trabalho, analiso o desempenho de cada um com muita calma e invisto em alguns funcionários, porque hoje a mão-de-obra está escassa”, conta.
