Quais são as regras para realizar uma assembleia híbrida ou presencial?

Quais são as regras para realizar uma assembleia híbrida ou presencial?

Nova legislação traz mais segurança aos atos, mas síndicos precisam conhecer a fundo todos os seus direitos e deveres

Sancionada recentemente, a Lei 14.309/2022 regulamenta e dá segurança jurídica para a realização de assembleias nas modalidades virtual e híbrida, desde que sejam assegurados os direitos de voz e voto que os condôminos teriam em uma reunião presencial. Lembrando que, independentemente da modalidade de reunião, todos devem ter o mesmo tempo de fala, se ela for pertinente ao item da pauta discutido.

Além disso, ela possibilita a sua realização na forma permanente, podendo as reuniões serem estendidas por um prazo maior, condição que permite atingir os quóruns legais exigidos para as deliberações de determinados assuntos. Sendo que, o voto de condôminos inadimplentes segue as regras antigas e não deverá ser computado, sob pena da votação ser anulada.

Dessa forma, os síndicos precisam se preparar e conhecer a fundo as regras atuais para não enfrentarem problemas como anulação ou impugnação da assembleia. De acordo com a advogada Lívia Furlan, especialista em Direito Condominial e Imobiliário, os gestores devem ficar atentos às novas formalidades trazidas pela legislação.

 

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Livia Furlan: o síndico deve realizar as convocações no tempo e modo previsto na convenção

 

Entre os principais pontos de atenção, a especialista destaca que além de se atentar à possíveis vedações existentes em convenção condominial, é importante que o síndico realize as convocações no tempo e modo previsto na convenção. Indicando, com clareza, a forma de realização da assembleia e o caminho para acesso à reunião.

“Para garantir validade do ato, os síndicos deverão dar especial atenção à elaboração dos editais de convocação e das atas. Especialmente no caso de assembleias permanentes, para que as formalidades sejam seguidas com o rigor necessário”, pontua Lívia.

Outros pontos de atenção

Mas não para por aí. As formas de votação e de contagem de votos são questões que também devem ser observadas na convenção. Contudo, a nova lei estabelece que, se o encontro for na modalidade virtual ou híbrida, a forma de coleta desses votos, que podem ser via manifestação pessoal, aplicativo, e-mail ou urna, deverá constar do edital convocatório.

“Os novos tipos de assembleia seguem os mesmos moldes da presencial, onde o presidente tem que dar a palavra para os condôminos, um por vez, para que as manifestações importantes constem na ata. E, dessa forma, a coleta de votos pode acontecer primeiro de maneira presencial e depois na virtual”, pontua Lívia.

A advogada lembra ainda que os votos geralmente não são sigilosos, mas algumas convenções podem determinar que seja feito dessa forma. Se este for o caso, o ideal é que na parte do aplicativo seja construída uma enquete, onde as pessoas cadastradas poderão dar o seu voto, de forma que só o administrador do sistema teria acesso a essas informações. “Após contabilizados, esses votos são somados com os que foram coletados, de maneira presencial, através de urnas, por exemplo”, explica.

Atenção com a tecnologia

Em caso de problemas técnicos com a plataforma, segundo a advogada, a lei não traz de forma expressa qual seria o procedimento a ser adotado. Por esse motivo, a orientação é que o ato seja interrompido e a ata contemple todos os pontos que foram abordados até a interrupção.

Além disso, o síndico deverá convocar nova assembleia para deliberar os itens que não foram tratados a tempo. E, para dar maior segurança ao procedimento, essa orientação deve estar expressa no edital de convocação e ser reforçada no início da assembleia.

Agora, se a falha for por parte dos condôminos, Lívia explica que o condomínio não poderá ser responsabilizado por questões que não estejam sob o seu controle. Apenas deverá cumprir o que diz a lei, garantindo os direitos de voz e de voto.

Assembleias híbridas e virtuais

Você já sabe o que precisa para realizar uma assembleia virtual ou híbrida? Segundo o mentor condominial João Jorge Junior, com 25 anos de atuação no segmento, além de equipamentos como microfone, caixas de som e uma tela, os síndicos precisam ter atenção na escolha da plataforma.

 

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João Jorge Junior: o uso de plataformas gratuitas pode trazer diversos transtornos, como a limitação de tempo da reunião

 

“O uso de plataformas gratuitas pode trazer diversos transtornos, como, por exemplo, limitação de tempo da reunião. Por isso, além dos demais custos para a realização dos encontros, é importante prever esse item no cálculo. Mas, vale lembrar que, a maioria das administradoras já fornece aos seus condomínios o uso dos sistemas on-line”, pontua Junior.

O especialista acredita ainda que o desenvolvimento de assembleias híbridas poderá ampliar a participação dos condôminos, porém as dificuldades técnicas poderão contaminar a assembleia, tornando o processo ineficaz e até ilegal. Por isso, ele indica que os síndicos evitem a realização de assembleias híbridas, pela fragilidade que elas possuem e deem preferência a reuniões nas modalidades presencial ou totalmente on-line.

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