Ao se despedir de uma gestão, o síndico deve passar minuciosamente as informações sobre o funcionamento do condomínio para o novo administrador.
Assim, fechará o seu mandato com chave de ouro e contribuirá para que o prédio continue a ser mantido sem desperdício de tempo e dinheiro. Quanto mais detalhes o gestor seguinte receber sobre o andamento de obras, período de manutenção, pagamento de contas e obrigações trabalhistas, mais seguro estará para atuar em suas tarefas.
Recomendações de especialistas
O sócio da empresa Omegacont, prestadora de serviços de contabilidade e assessoria à condomínios em Balneário Camboriú, Vitor Pinto, instrui que o novo síndico precisa ser informado principalmente de contas a pagar, reparos que devem ser feitos no prédio, contrato do seguro obrigatório, manutenção dos elevadores, planilha de recarga de extintores e limpeza de fossa.
Também precisa “passar todas as chaves do condomínio, o inventário dos bens do prédio e, se possível, fazer uma vistoria total do edifício”, recomenda.
A professora e consultora condominial, Rosely Benevides de Oliveira Schwartz, orienta também que no caso de eleições para escolha do novo síndico é conveniente que o síndico siga o que está determinado na convenção sobre a formação de novas chapas e a forma de divulgação.
Algumas normas prevêem a possibilidade de distribuição de propostas para a nova gestão, como ocorre nas eleições políticas. Para não criar nenhum tipo de constrangimento é recomendada a utilização do voto secreto.
Caso as despesas não sejam pagas pela administradora, haverá por alguns dias a necessidade do auxilio do antigo síndico para que os pagamentos sejam feitos. A administradora também deverá substituir na Receita Federal o responsável pelo condomínio, onde constará o CPF do novo síndico.
Revendo contratos
A troca de síndico é uma oportunidade para rever todos os contratos estabelecidos com o condomínio. Geralmente nessa oportunidade há a possibilidade de novas contratações ou de negociar adequação dos valores.
Para garantir melhor qualidade dos prestadores de serviços ou fornecedores de produtos, o síndico deverá levantar a situação cadastral das empresas, inclusive cartórios de protesto, ações na justiça e pedir referências de clientes. Essas referências deverão ser visitadas pessoalmente e não apenas consultadas por telefone, garantindo assim a veracidade das informações.
Férias
No caso de férias do síndico é recomendável verificar na convenção quem será o substituto na ausência temporária. Muitas convenções determinam que seja o subsíndico, outras prevêem o presidente do conselho. “Nessa situação o substituto não assume todas as funções, apenas as administrativas. Não poderá, por exemplo, representar o condomínio perante os órgãos públicos ou assinar contratos, pois para isso é necessário uma ata de assembleia que conste que ele possui o mandato”, alerta Rosely.
O substituto deverá ficar com a agenda do síndico, onde constam todos os telefones importantes e também o contato com fornecedores.
(Matéria originalmente publicada em 03/02/2017)
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