Guia para síndicos novatos

Guia para síndicos novatos

Ser síndico pela primeira vez exige esforço em dobro. O primeiro passo para quem acaba de assumir a gestão de um condomínio e nunca havia ocupado esse cargo antes é se inteirar sobre todas as responsabilidades. E não são poucas as tarefas.

O trabalho de administrar um condomínio fica cada vez mais exigente e o síndico inexperiente pode se sentir um tanto perdido: o que fazer com toda a documentação? Papéis, devo arquivá-los? Quem são os empregados do condomínio? O encanamento estourou, há uma infestação de baratas nas áreas comuns, quais itens exigem manutenção? O síndico pode vir a responder judicialmente por erros na gestão? Quando o condomínio tem o respaldo de uma administradora fica mais fácil buscar essas respostas, mas, e quando não tem, a quem recorrer? Essas e muitas outras dúvidas certamente surgirão no dia a dia de quem assume o cargo pela primeira vez. Para auxiliar o síndico nessa primeira experiência, especialistas da área condominial orientam sobre os principais temas a serem observados pelo gestor.

Check-up

Antes de começar o trabalho, é necessário analisar a situação atual do condomínio a fim de saber o que se terá que enfrentar pela frente. De acordo com Samara Lobo, sócia da UP Condomínios, o síndico deve verificar a situação de inadimplência dos condôminos, se há processos judiciais ou problemas estruturais no prédio. “Esses são passos importantes para planejar ações futuras e evitar problemas”, ressalta. Além disso, é aconselhável que o síndico converse com o zelador sobre a manutenção do local, sobre as reclamações mais comuns e procure entender o histórico dos condôminos mais exigentes ou problemáticos. “É preciso fazer os moradores cumprirem o que é determinado pela Convenção e o Regulamento Interno. O síndico não deve criar regras, apenas executá-las”, pontua Samara.

Documentação

Quando um novo Gestor assume um condomínio, ele deve conferir:

- saldos bancários;

- guias de recolhimento e pagamento de encargos sociais;

- benefícios trabalhistas e tributos;

- comprovantes de pagamentos de contas;

- cadastro atualizado de condôminos e frações ideais;

- livro de atas;

- cartão do CNPJ (solicitar ao contador alteração de responsabilidade e certificado digital);

- convenção condominial e especificação;

- relatório da última emissão de boletos;

- livro de registro de empregados e balancetes.

Para arquivamento, Samara Lobo aconselha que o síndico guarde todos os documentos por tempo indeterminado. “Existem prazos mínimos para arquivamento de alguns documentos. Os de departamento pessoal (funcionários), por exemplo, devem ser arquivados por 30 anos. Porém, nunca se sabe o que pode acontecer. O condomínio pode vir a necessitar de alguma documentação que foi descartada”, alerta.

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Funcionários

A primeira atitude do síndico ao assumir o mandato é se apresentar à equipe de funcionários, expor seus métodos e sua forma de trabalho para então solicitar sugestões. De acordo com Samara Lobo, o novo gestor deve conferir a carga horária de cada colaborador, verificando junto ao sindicato da categoria se o salário e demais bonificações estão corretas. “As Convenções Coletivas de Trabalho devem ser obedecidas”, alerta Samara. Além disso, é necessário verificar se as férias dos empregados estão em dia e se existe alguma pendência trabalhista. “Essas informações também podem ser obtidas junto ao contador”, informa Samara.

A professora e consultora condominial Rosely Benevides Schwartz chama atenção para os cuidados com vínculos empregatícios que podem gerar problemas na Justiça do Trabalho. “Os síndicos devem tomar cuidado com prestadores de serviço autônomos que ficam muito tempo realizando trabalho no condomínio. Sempre exijam contratos formalizados desses terceiros”, alerta.

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Segundo Rosely, uma maneira de verificar se o número de funcionários está adequado para o condomínio é observar se há excesso de horas extras na folha de pagamento. “Primeiramente o síndico precisa avaliar se o trabalho que os funcionários estão desenvolvendo nessas horas excedentes é realmente necessário. Verificada essa utilidade e se o trabalho estiver excessivo, analisar a possibilidade de novas contratações”, observa. Outra dica importante é que o síndico atualize o cadastro dos empregados, com contatos de telefone, e-mail e endereço. “A equipe de funcionários irá trabalhar junto com o síndico para zelar pelo condomínio”, sustenta a professora.

Conselheiros

Ninguém trabalha sozinho. Essa é uma máxima presente no mundo corporativo e que pode ser aplicada para a gestão de um condomínio. Por isso, reunir uma boa equipe é muito importante. Um apoio imprescindível para a gestão é o Conselho Fiscal. Manter contato e reuniões constantes fará com que os membros sigam o mesmo pensamento, além de ajudar o síndico a delegar tarefas e responsabilidades. De acordo com a sócia da UP Condomínios, Samara Lobo, o síndico deve se reunir com o Conselho pelo menos uma vez ao mês. “O síndico deve solicitar sugestões, apresentar propostas, além de prestar contas aos Conselheiros. Decisões importantes devem ser planejadas em conjunto com o Conselho e aprovadas pela assembleia”, diz.

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Legislação

O síndico precisa conhecer bem a legislação que se aplica ao condomínio. Saber dos direitos e deveres e a responsabilidade civil e criminal inerente ao cargo é imprescindível. O advogado da área condominial Rogério Manuel Pedro cita as leis que norteiam as relações condominiais: o Código Civil Brasileiro alterou alguns dispositivos da Lei 4.591/64, que dispõe sobre o condomínio em edificações e as incorporações imobiliárias, bem como a Lei das Locações (nº 8.245/91). “Os artigos 1.331 até 1.358 do Código Civil, que tratam do Condomínio Edilício, regem a maior parte das normas condominiais, artigos esses frequentemente consultados pelos síndicos”, destaca.

Embora o Código Civil tenha alterado dispositivos da Lei 4.591, o advogado esclarece que a Lei ainda vigora nos artigos que o Código não tenha revogado. De acordo com Rogério Manuel Pedro, o novo gestor também pode encontrar algumas respostas na Lei de Locações. “Essa legislação rege principalmente a situação dos inquilinos perante o condomínio e, nos artigos 22 e 23, define as diferenças entre despesas ordinárias e extraordinárias. É um tema que gera dúvidas frequentes”, observa.

A Convenção Condominial é a lei interna do condomínio, sendo obrigatória conforme a exigência do art. 1.333 do Código Civil. Esse conjunto de normas prevê, entre outras matérias:

- a quota proporcional e o modo de pagamento das contribuições dos condôminos para atender às despesas ordinárias e extraordinárias do condomínio;

- a forma de administração;

- a competência das assembleias;

- a forma de sua convocação e quórum exigido para as deliberações e as sanções a que estão sujeitos os condôminos ou possuidores.

“A Convenção é uma espécie de regulamento geral, que complementa a legislação e, portanto, não pode conflitar com o Código Civil e demais leis”, informa o advogado. Os condomínios também devem elaborar seu regimento interno, que passa a ser um instrumento complementar da Convenção, particularizando principalmente condutas dos condôminos, de modo a preservar a boa convivência entre os moradores. “Para que a gestão do síndico seja assertiva, a leitura da Convenção e do Regimento Interno é essencial”, sustenta o advogado.

Responsabilidade

As tarefas que competem ao síndico são numerosas e importantes, já que administra o interesse e patrimônio comum da coletividade condominial. As principais funções do síndico estão enumeradas no art. 1.348 do Código Civil e §1º do art. 22 da Lei 4.591/64, bem como aquelas atribuídas em outros artigos dessas leis e também da Convenção Condominial e Regimento Interno. “A principal função do síndico é administrar o bem comum e, com isso, pode responder por culpa ou dolo pela imprudência, imperícia e negligência no trato de suas atribuições, como qualquer administrador. Ele é o representante legal do condomínio”, alerta Rogério Manuel Pedro.

Art. 1.348 do Código Civil. Compete ao síndico:
I - convocar a assembléia dos condôminos;
II - representar, ativa e passivamente, o condomínio, praticando, em juízo ou fora dele, os
atos necessários à defesa dos interesses comuns;
III - dar imediato conhecimento à assembléia da existência de procedimento judicial ou
administrativo, de interesse do condomínio;
IV - cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da
assembléia;
V - diligenciar a conservação e a guarda das partes comuns e zelar pela prestação dos
serviços que interessem aos possuidores;
VI - elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano;
VII - cobrar dos condôminos as suas contribuições, bem como impor e cobrar as multas
devidas;
VIII - prestar contas à assembléia, anualmente e quando exigidas;
IX - realizar o seguro da edificação.

O advogado enumera alguns exemplos práticos que podem implicar responsabilidade civil ao síndico por ações ou omissões em sua gestão:

- falta de manutenção nos elevadores, nos reservatórios de água;

- instalação de brinquedos fora dos padrões exigidos;

- deixar de contratar seguros obrigatórios;

- deixar de obedecer às exigências de manutenções em equipamentos de segurança, como extintores e pararraios;

- se omitir a prestar contas aos condôminos em assembleia;

- utilizar indevidamente os recursos financeiros do condomínio; entre outros.

“A Convenção Condominial pode determinar outras situações em que o síndico poderá, além de ser obrigado a indenizar o condomínio, perder o mandato. A responsabilidade civil do síndico presume desrespeito à lei ou a Convenção”, observa. Para reduzir a probabilidades de erros na gestão, o advogado aconselha ao síndico a consulta frequente ao Conselho Diretivo. “Antes da tomada de decisões mais polêmicas, é pertinente que o síndico consulte, sempre que possível, o Conselho Consultivo e Fiscal e os demais moradores através das assembleias”, diz.

Seguros

Uma das primeiras atitudes de quem assume a função é – e deve ser – averiguar a situação do seguro do prédio. Isso porque a contratação da garantia básica é obrigatória por lei e é uma das maiores responsabilidades do administrador de um prédio.
O síndico que está começando no cargo deve se precaver e checar se o prédio ou conjunto já possui a apólice de seguros que a lei determina. Se ocorrer algum incidente que provoque danos de grandes proporções ao prédio e o seguro não tiver sido contratado, o síndico pode até responder com seu patrimônio pela perda comunitária.
No caso de edifícios novos, a legislação exige que o seguro seja firmado até 120 dias após a construção ter recebido o habite-se. Quando for escolher a garantia, o síndico deve buscar a orientação de um corretor de seguros habilitado e checar as referências da empresa, além de analisar atentamente as condições da proposta de seguro. O seguro do condomínio tem que ser renovado anualmente.

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Áreas comuns

A palavra chave para este tópico é manutenção. As áreas comuns são espaços físicos de propriedade de todos os condôminos, definidas na Escritura de Convenção do Condomínio - instalações elétricas, portões, bombas d’água, elevadores, sistema de água e esgoto, sistemas de segurança, jardins, academia, salão de festas, entre outros. Essas áreas precisam ser vistoriadas com frequência e passam por manutenções periódicas. “É de responsabilidade do síndico manter tudo sempre limpo, arrumado e em perfeitas condições de uso”, informa Samara Lobo, da UP Condomínios. Nesse item o gestor lida com empresas prestadoras de serviço e, para tanto, os especialistas alertam que os síndicos observem o cumprimento das especificações que garantem qualidade no serviço e segurança. “Os síndicos devem exigir a apresentação dos documentos que atestam qualificação e cumprimento das normas técnicas. Para verificação da estrutura de engenharia do prédio, por exemplo, solicite a ART (Anotação de Responsabilidade Técnica), e no caso de serviços de arquitetura a RRT (Registro de Responsabilidade Técnica)”, orienta a professora Rosely Schwartz. Uma dica para evitar o esquecimento da manutenção de equipamentos e áreas comuns é manter um “checklist” pautado por datas de vencimento de cada item, controlando cada ação futura e dando baixa nas manutenções realizadas.

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Inventário

O síndico precisa estar ciente das ferramentas e equipamentos que o condomínio possui. Quando for deixar o cargo, também será necessário prestar contas desses itens. Se o condomínio não possui um inventário organizado, o novo gestor deverá montar um, utilizando os recursos e tecnologias atuais – fotografia digital, computadores. O inventário poderá ser armazenado em uma pasta específica no computador, de maneira detalhada, descrevendo quantidade de itens, tamanho, situação de uso, marca do produto, lembrando sempre de fazer o “backup” dos arquivos, evitando possíveis perdas.

A consultora condominial Rosely Schwartz recomenda que o síndico responsabilize apenas um dos funcionários pelos equipamentos, aos quais somente ele terá acesso. “Esse funcionário deve ser preferencialmente o zelador e é recomendável que somente ele tenha acesso à sala ou à caixa desses itens”, diz. Há condomínios que permitem o empréstimo de ferramentas aos moradores ou guardam equipamentos para uso comum. Nesses casos a professora Rosely orienta que é imprescindível fazer um protocolo. “O empréstimo ao morador e a devolução do objeto devem ser protocolados, constando o estado de conservação antes e depois do uso. Havendo deterioração do objeto emprestado, o morador deverá se responsabilizar pela reposição”, recomenda Rosely.

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Revise contratos já firmados

A troca de síndico é uma oportunidade para rever todos os contratos estabelecidos com o condomínio. Geralmente nessa oportunidade há a possibilidade de novas contratações ou de negociar adequação dos valores. Para garantir melhor qualidade dos prestadores de serviços ou fornecedores de produtos, o síndico deverá levantar a situação cadastral das empresas, inclusive cartórios de protesto, ações na justiça e pedir referências de clientes. Essas referências deverão ser visitadas pessoalmente e não apenas consultadas por telefone, garantindo assim a veracidade das informações.

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Agenda

É um cadastro de contatos dos funcionários, moradores e prestadoras de serviço. Uma ferramenta muito útil ao síndico. Geralmente fica guardada na portaria do prédio. A professora Rosely recomenda que a agenda seja atualizada periodicamente. “É interessante que o síndico também faça novos orçamentos com outras empresas, avaliando o custo-benefício para o condomínio. As empresas podem aumentar seus preços e o síndico nem se dar conta de que está pagando mais caro pelo serviço. É sempre bom atualizar”, sustenta.

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Comunicação

Lidar com gestão de pessoas também requer boa comunicação. Segundo a professora Schwartz, é importante que o síndico estabeleça um canal de comunicação com os moradores e funcionários. “Essa tarefa ficou facilitada com o mecanismo da internet. Hoje muitos síndicos fornecem seus e-mails para atendimento e recebimento de sugestões ou utilizam sistemas de gestão online”, informa. Estabelecer um horário de atendimento também evita chamadas inconvenientes. “Isso evita as batidas na porta do síndico na madrugada, por exemplo”, diz. Descobrir as expectativas dos condôminos com a gestão é uma maneira de ser bem sucedido na função de síndico. “Utilizando-se do meio escolhido para comunicação, faça uma pesquisa a fim de conhecer os anseios e as prioridades dos moradores”, conclui a professora Rosely.

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Aprimoramento

Se destaca na função o síndico que não se contenta em saber somente o básico sobre a gestão condominial. A consultora Rosely aconselha que os síndicos busquem participar de cursos e palestras e consulta em sites que contenham informação responsável e atualizada. Todo ano o Jornal dos Condomínios promove palestras e oficinas que propagam conhecimento aos síndicos e trabalhadores do setor. A professora Schwartz recomenda leituras de apoio:

  • Revolucionando Condomínio: Rosely Benevides Schwartz, Editora Saraiva
  • Manual para Síndicos, Membros de Conselho e Administradores em 323 perguntas e respostas - Zulmar José Koerich Junior / Scortecci Editora
  • Assembleias de Condomínios - Aspectos Jurídicos - Walter João Jorge Jr
  • Condomínio – Jota Nascimento Franco, Editora Revista dos Tribunais
  • Condomínio – João Batista Lopes, Editora Revista dos Tribunais
  • Sou síndico, e agora – Cristiano de Souza Oliveira
  • Técnicas de Inspeção e Manutenção Predial – Tito Lívio Ferreira Gomide, Flávia Zoega Andreatta Pujadas e Gerônimo Cabral Pereira Fagundes Neto, Editora Pini
  • Inspeção Predial, check-up predial: Guia da boa Manutenção – IBAPE Instituto Brasileiro de Avaliação e Perícia de Engenharia de São Paulo

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  Matéria publicada originalmente em 24/04/2016

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Auto Gestão (Não tem auxilio de administradora/contabilidade) - 16.1%
Auto Gestão Assistida (Contrata serviços terceirizados de contabilidade) - 17%
Gestão com empresa administradora - 32.1%
Síndico Profissional (com administradora) - 27.7%
Síndico Profissional (sem administradora) - 5.4%
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