Portaria virtual promete mais economia e segurança

Portaria virtual promete mais economia e segurança

 

Conectado a uma central remota de gestão e segurança, a tecnologia dispensa funcionários e tem atraído a atenção de edifícios residenciais.

Imagine acessar o condomínio em que mora por meio de sua impressão digital, com câmeras de monitoramento nas entradas e uma central remota com dezenas de profissionais que acompanham todas as solicitações dos moradores. Há alguns anos, essa imagem soaria como cena de filme futurista, mas a tecnologia já está disponível e tem atraído a atenção de inúmeros condomínios pela promessa de economia e segurança.

O sistema, que é chamado de portaria virtual – ou portaria remota -, funciona, basicamente, da seguinte maneira: porteiros e vigilantes do edifício são substituídos por um conjunto de equipamentos e softwares de gestão e segurança, que são monitorados por uma central de profissionais especializados. De lá, eles realizam todo o controle de acesso e vigilância em tempo real, atendendo inclusive aos entregadores e visitantes para a abertura de portões.

A promessa de modernidade e eficácia por parte das empresas que oferecem o serviço é grande e o Jornal dos Condomínios conversou com especialistas e síndicos que adotaram a tecnologia para apresentar pontos importantes a serem analisados antes da mudança. Um deles é Joneval Barbosa de Almeida, diretor das Escolas de Formação do Sindesp/SC (Sindicato das Empresas de Vigilância e Segurança do Estado de Santa Catarina), que afirma que as experiências com que teve contato até o momento apontam para uma boa avaliação.

“Não se pode remar contra a maré. A portaria virtual é uma realidade e quando bem implantada pode ser uma excelente ferramenta para a redução dos custos, podendo colaborar significativamente com as questões de segurança”, disse Almeida, que também é diretor de ensino do Refúgio Centro de Treinamento e diretor Regional Sul da ABSEG (Associação Brasileira de Profissionais de Segurança).

O diretor do Sindesp/SC, no entanto, observa que assim como qualquer sistema de segurança, a portaria virtual também é suscetível a falhas. “Não se pode esperar que esta solução garanta segurança 100%. Nem é essa a principal bandeira levantada pelos que defendem ferrenhamente a solução. Isso porque os meliantes também estudam, planejam e se organizam, com a finalidade de ter sucesso em seus intentos ilícitos”, destaca.

Síndica Samara

Síndica Samara Lobo Cidade

 

Uma solução atrativa

A portaria virtual começou a ganhar força nos últimos cinco anos, tanto pelo aperfeiçoamento da tecnologia quanto pela procura dos condomínios com dois interesses principais: segurança e economia com funcionários como porteiros e vigias, já que contratos trabalhistas demandam altos gastos. “A procura aumentou devido ao cenário atual da economia, em que o que mais se busca é a redução de custos. E a portaria remota se propõe a isso, a aumentar a segurança e diminuir custos”, relata Marcelo Januário, especializado em mecatrônica e diretor geral de uma empresa da área.

“Sem dúvidas, a crise a que nosso país está submetido nos impulsionou de uma maneira muito forte no aumento de vendas, pois o grande apelo deste produto está na redução de custos condominiais. Reduzir os custos fixos de qualquer empresa, negócio ou condomínio, sem perder a qualidade e ainda gerando benefícios, é parte necessária e essencial em um bom processo de gestão de contas”, acrescenta Rafael Boing, especialista na área de tecnologia em segurança e diretor comercial de outra companhia da área.

Esses dois pontos citados por Januário e Boing foram essenciais para condomínios na Grande Florianópolis que decidiram adotar a portaria virtual. “Fizemos a mudança por questões trabalhistas e técnicas. O encargo para o condomínio ter um funcionário no período da noite é muito oneroso, além de outros processos em ter um funcionário. Com o porteiro virtual, temos operadores 24 horas por dia e em 7 dias da semana. Sempre temos alguém para nos auxiliar”, relatou Fernando Luiz de Oliveira, síndico do Condomínio II Colosseo, no bairro Pedra Branca, em Palhoça.

O dia a dia

Embora não seja tão drástica a mudança da rotina com a portaria virtual, as adaptações são necessárias e exigem esforços de todos os condôminos. Essa é uma questão ressaltada pela síndica Josiele Lais Hoffmanm, do residencial Castel St Elmo, na Pedra Branca, que desde dezembro de 2014 utiliza a tecnologia. “A adaptação é um ponto negativo, pois algumas vezes é um pouco maior a espera para a base liberar a entrada de um visitante”, relata.

No caso da síndica Samara Lobo Cidade, do Porto de Mônaco Residence, no bairro João Paulo, em Florianópolis, a implantação do sistema há dois meses foi tranquila, mas os moradores ainda estão se acostumando com o fato de não ter o porteiro para ajudar em funções do dia a dia, como verificar a água e o gás. “Ainda temos moradores que culturalmente querem ter um porteiro fixo no condomínio, mas é apenas uma questão de hábito”, observa o síndico Fernando Luiz de Oliveira ao abordar a mesma questão.

Com a ausência do porteiro, o zelador se torna uma figura crucial na resolução de tarefas como o recebimento de entregas. Para isso, as empresas oferecem treinamento ao profissional, assim como aos outros que o condomínio opte por manter mesmo com a tecnologia. “Todos os usuários do sistema são instruídos individualmente e recebem um memorando com as informações de uso e operação do sistema. Isso vale para zelador, síndico e moradores”, explica Januário.

“Para os condôminos, disponibilizamos um manual de boas práticas, onde orientamos desde o funcionamento tecnológico do sistema, passando por manobras básicas de segurança, e finalizando com dicas comportamentais de segurança”, acrescenta Boing, ao frisar que todos os procedimentos são ajustados de acordo com as cláusulas particulares de cada condomínio.

“Em minha opinião, é preciso uma importante mudança cultural. Muitos condomínios estão habituados a utilizar a mão de obra do porteiro para não somente abrir portas, mas carregar sacolas, distribuir correspondências, controlar chaves, apagar e acender luzes, retirar o lixo e recolher os containers após a passagem da coleta, controlar o uso do salão de festas, observar as câmeras de segurança, receber mercadorias etc. Essas atividades a portaria virtual ainda não faz”, pondera Almeida.

Por onde começar?

O primeiro passo para iniciar o processo de implantação da portaria virtual é analisar o que é oferecido pelas empresas, incluindo se a edificação atende bem ao perfil da tecnologia. Depois, uma assembleia deve ser convocada para apresentar detalhadamente a todos os condôminos os custos, assim como os serviços oferecidos e os pontos positivos e negativos. Feito isso, chega-se ao momento crucial: fechar o contrato com uma companhia idônea, com boas referências no mercado.

Segundo Almeida, uma importante questão a se refletir antes de contratar o serviço é “até onde uma redução de custo pode melhorar a operação como um todo do condomínio? É preciso realizar uma criteriosa análise dos riscos envolvidos, que poderá demonstrar se, de fato, a portaria virtual é a melhor opção. Os equipamentos também devem ser escolhidos com base em critérios técnicos. Não espere que a adaptação dos usuários seja imediata. Haverá um momento de transição em que poderão acontecer problemas operacionais”, finaliza o especialista em segurança de patrimônios.

Na prática

Qualquer condomínio pode implantar a portaria virtual?
Sim. Embora o sistema seja mais recomendado para condomínios com até 100 unidades, uma análise prévia bem detalhada permite também a implantação em edifícios maiores. Basta contratar uma empresa com um bom quadro de funcionários que possa atender à demanda operacional em todos os horários.

Como é o serviço de manutenção caso haja algum problema?
As empresas costumam oferecer suporte técnico que funciona 24h. Em alguns casos, o tempo de atendimento é previamente decidido no contrato.

E se a internet cair ou faltar energia elétrica, como a central faz a gestão?
Cada empresa que oferece o serviço tem um plano de emergência para casos de falta de energia elétrica ou falhas na conexão com a internet. Entre eles estão: uso de geradores, instalação prévia de fibra óptica de alta disponibilidade ou encaminhamento de um agente de segurança para gerenciar localmente durante a interrupção.

Qual é o custo para implantação?
A variação é grande e depende da estrutura de cada condomínio. O valor médio inicial é de R$ 20 mil e as empresas costumam dar opções de pagamento em parcelas ou comodato.

Existe custo mensal fixo para manter o serviço?
Sim. O valor depende do contrato de serviços estipulado com a empresa, com média de custo inicial de R$ 3 mil.

Como eu entro e saio do condomínio?
Com credenciais ou biometria.

O que eu faço se minha credencial ou biometria não funcionar?
Todos os moradores são previamente cadastrados e, caso o sistema não funcione, o contato é feito diretamente com a central. Para se certificar de que se trata mesmo de um condômino, são feitas perguntas pessoais para a liberação.
    
Como recebo minhas encomendas?
O zelador é acionado para fazer o recebimento.

E quanto ao delivery de comida, por exemplo?
O entregador fala com a central via interfone, que aciona o morador para retirar a encomenda na portaria.

Como o empregado doméstico faz o acesso?
Todos são previamente cadastrados junto à central, com credencial restrita a determinados dias e horários.

E no caso de visitantes?
O visitante fala via interfone com a central, que entra em contato com o morador para fazer a liberação.

As crianças têm acesso livre como os adultos?
As crianças também são cadastradas previamente e o procedimento padrão é que recebam credencial a partir dos 12 anos de idade. Os menores não poderão sair do prédio sem autorização, já que é necessária essa credencial também para a saída.


O que eles acharam?

“Financeiramente valeu a pena, mas eu indico a implantação da portaria virtual desde que a empresa contratada seja séria, comprometida e, principalmente, ofereça um suporte imediato, pois problemas podem e vão acontecer. É muito importante contratar uma empresa profissional e que também esteja disposta a se adaptar ao cotidiano do condomínio.”
Josiele Lais Hoffmanm, síndica do residencial Castel St Elmo, na Pedra Branca, em Palhoça.

“A segurança é sempre o primeiro ponto positivo, e depois o econômico. O investimento valeu a pena e eu indico a tecnologia a outros condomínios. Não precisamos mais nos preocupar com a falta de funcionários.”
Samara Lobo Cidade, síndica do Porto de Mônaco Residence, no bairro João Paulo, em Florianópolis.

“Do ponto de vista econômico, auxílio ao síndico e segurança, o investimento vale muito a pena. Hoje temos uma equipe profissional monitorando 24 horas por dia o nosso condomínio. O morador pode a qualquer momento ligar para o operador e pedir para ele ligar para algum apartamento que esteja fazendo barulho. Caso necessário, a empresa envia um operador ou vigilante para resolver a situação ou para verificar qualquer outro momento de insegurança.”
Fernando Luiz de Oliveira, síndico do Condomínio II Colosseo, na Pedra Branca, em Palhoça.

Originalmente publicada em 01/02/2016

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