Como obter assembleias mais produtivas

Reuniões curtas e objetivas trazem bons resultados
 Assembleias com pautas curtas e organizadas tornam o ambiente mais tranqüilo e facilitam as decisões Assembleias com pautas curtas e organizadas tornam o ambiente mais tranqüilo e facilitam as decisões

Apesar de fundamentais na gestão de um condomínio, as assembleias até hoje são mal vistas. Quando não são tediosas, indo até tarde da noite, terminam em discussão e até mesmo agressões físicas entre vizinhos. De acordo com Daphnis Citti de Lauro, advogado e especialista em Direito Imobiliário, os maiores problemas são a falta de objetividade e o tempo de duração dessas reuniões. “As pessoas conversam entre si, discutem, falam todas ao mesmo tempo e até abordam coisas que nada têm a ver com o que está sendo tratado. Com isso, as assembleias se alongam, os participantes se cansam e vão se retirando pouco a pouco, com o firme propósito de não participarem da próxima”, afirma o especialista.

Segundo Daphnis, é possível, com algumas atitudes, tornar esses encontros mais atrativos, tranquilos e produtivos. “O ideal é que a assembleia tenha no máximo uma hora e meia, com a pauta sendo seguida à risca. Isso tornará o ambiente agradável e construtivo, facilitando a tomada de decisões.”

Confira dicas do especialista:
►Elaborar uma pauta curta: É melhor realizar mais assembleias durante o ano com, no máximo, três itens, do que uma anual com nove ou dez. Elas serão mais rápidas, não cansarão, e propiciarão maior objetividade e melhores resultados.

►Não incluir assuntos gerais (sempre que possível): Pedidos, sugestões ou queixas podem ser feitas pessoalmente, por e-mail ou telefonema. Não é preciso esperar a assembleia para reclamar do hall do andar que está sujo, do vaso cuja planta está morrendo, do porteiro noturno que dorme, etc.

►Não permitir debate das decisões da última assembleia: Em muitas ocasiões, os condôminos pensam ser possível rediscutir os assuntos da assembleia passada, quando na verdade é feita uma leitura apenas da redação que se ratifica ou altera. Isso acontece quando certo trecho não refletiu exatamente o que foi dito ou decidido ou, ainda, algo foi omitido. Alguns insatisfeitos com as decisões do encontro anterior aproveitam-se deste item para tentar alterá-las, o que não é possível nem deve ser permitido.

►Distribuir a previsão orçamentária com antecedência: Desta forma, os condôminos poderão ler detalhadamente e decidir com maior propriedade, evitando perda de tempo. O síndico encontra muita dificuldade em fazer com que os condôminos entendam o objetivo da previsão, que é definir pela manutenção ou aumento do valor da taxa condominial. O problema é que muitas vezes os condôminos não entendem o objetivo da previsão orçamentária, fazem críticas pontuais aos valores constantes da previsão e desviam o foco. A discussão sobre medidas para diminuir as despesas não é a finalidade desse item.

►Definir o tempo: Preferencialmente, incluir nas convocações o tempo para exposição do assunto e para os debates. Cinco minutos por pessoa é suficiente. É lógico que não será respeitado, mas ajudará o presidente da assembleia a colocar os assuntos logo em votação.

►Escolher para presidente um condômino que seja objetivo: ele precisará controlar o andamento dos trabalhos de forma a não deixar que as discussões fiquem intermináveis. E que, após debates, coloque logo o assunto em votação.

(Matéria originalmente publicada em 30/06/2015)

 

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